Jika anda mempunyai keluhan pengguna tentang produk atau perkhidmatan yang tidak memenuhi harapan anda, salah satu cara terbaik untuk memastikan kebimbangan anda diambil dengan serius adalah dengan menulis surat aduan. Walaupun ia mungkin sukar untuk menentukan cara terbaik untuk memulakan surat aduan, terdapat beberapa strategi yang berbeza yang dapat anda ambil.
Menangani Surat
Menangani surat aduan anda kepada orang tertentu akan mengurangkan kemungkinan surat anda akan diabaikan atau "jatuh melalui keretakan." Mulailah surat anda dengan mengalamatkannya kepada orang tertentu yang diberdayakan untuk menjawab aduan anda. Jangan lupa untuk memasukkan tajuk orang itu. Biasanya laman web syarikat akan mempunyai maklumat mengenai siapa atau di mana untuk mengarahkan aduan pelanggan. Sebelum menulis surat anda lakukan penyelidikan untuk memastikan anda menghantarnya kepada orang yang sesuai.
Dapatkan ke Titik
Mulakan dengan tajuk pendek yang merujuk masalah yang anda cuba selesaikan, sebelum perenggan pertama anda, dengan seberapa banyak yang mungkin. Sebagai contoh, jika aduan anda mengenai penerbangan syarikat penerbangan, termasuk tarikh perjalanan, laluan dan nombor penerbangan. Selepas tajuk utama anda harus meringkaskan aduan tersebut. Dapatkan dengan cepat, dalam ayat pertama perenggan pertama anda, dan gariskan aduan khusus yang berkaitan dengan barang atau perkhidmatan syarikat. Termasuk seberapa banyak butiran yang anda boleh sambil kekal ringkas dan hormat.
Mulailah dengan Positif
Cara lain untuk memulakan surat aduan adalah dengan menggunakan perenggan pertama anda untuk mengatakan sesuatu yang positif mengenai produk atau perkhidmatan syarikat sebelum melancarkan aduan anda. Pendekatan ini meletakkan pembaca dalam kedudukan yang kurang bertentangan, yang mungkin menyebabkan dia lebih bersedia untuk bekerjasama dengan anda untuk menangani aduan anda. Mulakan kalimat pertama anda dengan pengalaman yang menggembirakan anda dengan syarikat pada masa lalu, menonjolkan beberapa sifat positif syarikat, dan kemudian menggariskan jenis aduan anda dalam ayat atau perenggan kedua anda.
Petua Umum
USA.gov menawarkan tip bagaimana menulis surat aduan yang berkesan, dengan menyatakan bahawa surat keras yang dihantar melalui surat adalah cara paling berkesan untuk menghubungi syarikat. Juga anda mungkin akan mendapat hasil yang lebih baik jika anda menggunakan nada langsung, tanpa konfrontasi; surat yang marah, mengancam atau sarkastik mungkin kurang berkesan daripada surat yang tenang dan rasional. Di samping itu, anda harus menyatakan dengan jelas betapa anda ingin masalah itu dapat diselesaikan. Akhir sekali, dokumen setiap langkah yang anda ambil dan setiap huruf yang anda tulis, dan simpan salinan.
