Frasa "memo dalaman" adalah pendek untuk "memorandum dalaman." Memo dalaman digunakan untuk menyebarkan maklumat serta membuat permintaan massa orang di sebuah syarikat, jabatan atau pasukan. Memo dalaman memberi perhatian kepada masalah, dan mereka menyelesaikan masalah di antara pelbagai fungsi berguna lain dalam organisasi.
Petua
-
Apabila menulis memo dalaman, simpannya mudah dan terus ke titik.
Mengapa Anda Perlu Memo Dalaman?
Memo dalaman adalah cara yang berkesan untuk menjangkau ramai orang dalam organisasi dengan cepat dan cekap. Dengan memo anda boleh dengan mudah melakukan perkara berikut:
- Memperjelas atau menganalisis subjek.
- Buat cadangan.
- Tetapkan peringatan.
- Berikan arahan.
- Menghantar bahan.
- Buat pengumuman.
- Isu laporan.
- Minta sumbangan.
- Memohon kelulusan.
Kunci memo dalaman yang efektif adalah memastikan ia mudah. Mesej anda harus ringkas dan dihantar dalam format yang tidak rumit yang mendapat mesej dengan jelas. Sampel memorandum dalaman dapat menghantar hasil survei seluruh perusahaan makan siang kafetaria dan menu baru yang lebih baik.
Bagaimana Anda Memformat Memo Dalaman?
Anda boleh membuat templat memo anda dengan cepat di Word atau cari sampel memorandum dalaman secara dalam talian. Tajuk memorandum dalaman mempunyai empat komponen penting. Yang pertama adalah penerima atau penerima memo, didahului oleh "TO." Yang kedua adalah sumber memo, didahului oleh "FROM." Yang ketiga adalah tarikh, didahului oleh "DATE" dan komponen keempat adalah subjek dari memo, didahului oleh "SUBJECT."
Anda harus menggunakan tajuk dan nama yang sesuai dengan penerima. Sebagai contoh, jika Tom Maxwell adalah pengerusi, maka dia harus disenaraikan sebagai "Tom Maxwell, Pengerusi." Jika terdapat terlalu banyak nama, anda boleh menggunakan "Semua Staf" atau "Ketua Jabatan" demi kebendaan. Anda juga harus mengenal pasti diri sebagai sumber memo. Nama dan tajuk anda mengikuti tajuk "DARI". Anda tidak perlu melog keluar pada akhir memo tetapi boleh menambah inisial anda bersebelahan dengan nama anda sebagai satu bentuk pengesahan.
Subjek memo itu mestilah deskriptif kandungannya. Daripada menggunakan istilah umum seperti "Dasar," anda harus menulis frasa pendek seperti "Dasar baru yang berkuatkuasa 1 Jun 2018."
Bagaimana Anda Menulis Mesej Memo Dalaman?
Templat memo di Word boleh memberikan nasihat pemformatan, tetapi ia tidak akan memberi nasihat tentang kandungan anda. Sebagai peraturan sentiasa ringkas. Memo dalaman anda harus mempunyai pengantar satu ayat yang menggariskan tujuan memo. Kemudian anda harus menerangkan apa yang diminta memo. Fokus hanya pada apa yang perlu diketahui oleh penerima dan apa-apa tindakan yang perlu mereka ambil sebagai tindak balas kepada memo itu. Masih tidak pasti apa yang hendak ditulis? Ikut contoh memorandum dalaman berikut:
Tarikh: 1 Disember 2018
Dari: Maria Ruben
Kepada: Staf
Re: New Hours Berkuatkuasa 1 Januari 2019
Tujuan memo ini adalah untuk memberi amaran kepada kakitangan bahawa jam gim gim itu beralih. Selepas permintaan daripada ramai pekerja, kami telah memutuskan untuk melanjutkan waktu berjam-jam dari waktu pejabat khas untuk mereka yang mungkin bekerja lebih masa bekerja pada projek pembangunan baru. Gim ini akan dibuka dari pukul 6 pagi hingga 11 malam. Tolong beritahu saya jika anda mempunyai sebarang pertanyaan atau komen.
Maria Ruben
Pengarah Sumber Manusia Kanan
Sentiasa pastikan untuk mengakhiri memo anda dengan nota yang sopan dan menawarkan bantuan, jika perlu. Tamatkan memo dalaman anda dengan ringkasan ringkas, mengulangi perkara penting dan tutup dengan panggilan untuk bertindak.
Sama ada memo menyampaikan berita yang baik atau buruk, ia adalah yang terbaik untuk menjadi sopan, tepat, sampai ke titik dan menawarkan bantuan kepada pekerja yang bekerja keras yang mungkin memerlukannya. Jika anda sedang bergelut dengan pemformatan atau kata-kata, cuba cari beberapa templat memo dalam talian untuk Word, dan pergi dari situ.
