Terangkan majikan yang berpotensi atau membuat cadangan perniagaan dengan surat rasmi. Huruf formal yang digunakan untuk perniagaan atau tujuan serius mengikut format tertentu untuk menyampaikan mesej yang berkaitan. Bagi seseorang untuk memohon temuduga kerja, surat rasmi adalah sesuai untuk menunjukkan kemahiran kerjaya dan pendidikan.
Selain itu, calon pekerja akan ingin memasukkan resume atau dokumentasi lain yang diperlukan dengan surat rasmi. Oleh kerana era digital memudahkan komunikasi antara perniagaan dan pekerja yang berpotensi, format nota dan salinan karbon (CC) dalam mesej rasmi telah berubah sedikit.
Penggunaan Notasi Lampiran di Akhir Surat Formal
Sebelum mel elektronik menjadi cara yang standard untuk menyampaikan mesej secara rasmi atau tidak rasmi, orang menaip surat rasmi. Surat ditaip yang ditetapkan formaliti dan kejelasan mesej. Dalam surat rasmi, kandang mengikut seksyen penutup atau tandatangan. Lepaskan empat baris dan kemudian sertakan perkataan kandang.
Dalam seksyen kepungan, anda akan menetapkan bilangan penutup dan nama masing-masing. Sebagai contoh, jika anda menaip surat peluang pekerjaan formal, anda ingin menyertakan resume. Selepas penutupan perkataan, ketik (1) untuk menunjukkan bilangan dokumen tambahan berikutan surat ditaip rasmi anda. Jika anda mempunyai lebih daripada satu kandang, gunakan kolon selepas seksyen kepungan.
Kemudian, tunjukkan nombor dan nama dokumen yang anda hantar dengan surat anda. Elakkan pembaca anda dengan terlalu banyak kandang melainkan jika perlu. Anda perlu mengemukakan tidak lebih daripada tiga kandang. Akhirnya, huruf ditaip formal biasanya menggunakan lampiran untuk memasukkan dokumen berasingan sebagai tambahan kepada surat. Mel elektronik menghantar lebih banyak peluang untuk menghantar mesej dan bahan kepada lebih ramai orang pada satu masa.
Sebab-sebab Penggunaan CC di Bawah Surat Formal
Sama seperti lampiran menunjukkan dokumen yang dihantar dengan surat rasmi, anda mungkin mahu menghantarnya kepada berbilang orang pada masa yang sama. Dengan huruf ditaip formal, ini boleh dilakukan dengan memasukkan notasi salinan karbon pada akhir mesej anda. Selepas bahagian kandang anda, taipkan notasi CC yang diikuti oleh kolon. Selanjutnya, masukkan nama orang yang anda hantar surat kepada. Bagi pelbagai penghantar, sertakan setiap nama pada baris berasingan.
Dengan mel elektronik (e-mel), bahagian alamat e-mel tajuk e-mel anda terdiri daripada versi CC. Dalam kes ini, anda akan memasukkan nama orang yang anda menghantar e-mel yang sepadan. Jika anda mempunyai lebih daripada satu nama, tambahkan koma di antara nama. Gabungan kepungan dan CC biasanya merangka surat rasmi yang membawa mesej perniagaan dan dokumentasi yang relevan kepada pembaca anda.
