Permintaan untuk cadangan adalah dokumen yang dikeluarkan oleh syarikat, organisasi bukan keuntungan atau agensi kerajaan yang meminta maklum balas daripada vendor yang berpotensi kepada keperluan yang disenaraikan. Walaupun RFP bervariasi dalam saiz, skop dan bentuk, mereka biasanya meliputi topik yang sama. RFP biasanya akan memberitahu vendor mengenai entiti yang menaja, apa yang mereka mahu dapatkan dan meletakkan terma dan syarat untuk pemilihan. RFP biasanya meminta penjual menjelaskan mengapa mereka layak untuk bertindak balas, bagaimana mereka berhasrat untuk mencapai objektif yang dijelaskan dalam cadangan dan harga yang mereka harapkan dibayar.
Huraikan tujuan dan skop RFP, termasuk barang, produk atau perkhidmatan yang anda ingin dapatkan dan kelayakan yang anda harapkan yang dimiliki vendor. Ini akan membolehkan vendor menentukan sama ada mereka layak dan ingin memberi maklum balas. Dengan menunjukkan bahawa syarikat anda memerlukan 10,000 widget biru yang dihantar dalam masa tiga bulan, organisasi anda sedang mencari lokasi dan peralatan untuk menyediakan dan melayani 200 kali sehari untuk pelanggan lama, atau agensi anda memerlukan latihan untuk meningkatkan perkhidmatan pelanggan, anda boleh menyimpan sendiri dan masa dan usaha vendor.
Tulis perihalan syarikat, organisasi atau agensi anda yang menyediakan vendor yang berpotensi dengan data yang berguna. Memandangkan ia akan menghabiskan masa dan wang untuk kebanyakan vendor untuk menanggapi RFP anda, ini membantu mewujudkan hubungan kerja masa depan. Terangkan apa yang anda ingin capai dengan produk atau perkhidmatan mereka. Kenal pasti orang yang mereka harus mengarahkan soalan dan koresponden mereka.
Tentukan skop kerja secara terperinci supaya vendor dapat membuat unjuran tenaga buruh, bahan dan biaya lain yang tepat.Senaraikan tarikh siap yang anda jangkakan supaya dapat membangunkan garis masa yang realistik. Jelaskan keadaan yang anda harapkan untuk bertemu, seperti standard buruh, alam sekitar dan keselamatan. Nyatakan piawaian prestasi yang anda perlukan dan bagaimana anda mengharapkan untuk memantau dan menilai usaha mereka.
Senaraikan pelan, laporan, produk, perkhidmatan dan bahan yang anda harapkan untuk dihantar dan bila anda mahu setiap selesai. Vendor mungkin mempunyai keadaan yang menghalang mereka daripada menyampaikan apa yang anda minta apabila anda mengharapkannya. Perbezaan antara harapan anda dan vendor mungkin menjadi subjek perbincangan semasa rundingan kontrak. Beberapa RFP termasuk seksyen dengan butiran standard kontrak yang dicadangkan, seperti klausa pembatalan dan perjanjian kerahsiaan
Termasuk dalam RFP anda kriteria yang akan anda gunakan untuk menilai tindak balas yang anda terima dan cara dan waktu pemberian award kepada pemenang yang menang. Ini penting untuk mengelakkan tuntutan pilih kasih atau amalan tidak adil yang lain. Ramai RFP menggunakan sistem titik, memberikan mata untuk item seperti kos, skop kerja, kelayakan dan kakitangan.
