Laporan panggilan adalah aspek penting dalam menjalankan perniagaan yang berjaya. Jurujual dan profesional lain menggunakan laporan panggilan untuk merakam butiran semua panggilan telefon yang mereka buat, serta lawatan ke pelanggan berpotensi dan sedia ada. Laporan panggilan biasanya termasuk apa yang dibincangkan, hasil perbualan dan apa-apa maklumat lain yang berkaitan. Laporan ini kemudian dikemukakan kepada penyelia dan digunakan untuk menyimpan rekod kenalan dengan pelanggan. Mereka juga boleh memberikan penyeliaan berharga berhubung dengan prestasi kerja pekerja.
Mulailah dengan mendokumenkan siapa yang anda bercakap dengan. Sertakan maklumat terperinci tentang orang ini. Ia mungkin pelanggan, klien berpotensi atau pelanggan yang kembali. Laporan panggilan harus merangkumi nama orang, tajuk pekerjaan, syarikat, maklumat hubungan dan ciri-ciri penentuan yang lain. Ciri-ciri contoh mungkin bahawa orang ini akan mendapat promosi yang akan memberikannya lebih banyak kuasa dalam syarikat itu.
Sertakan dalam laporan sama ada anda bercakap dengan orang lain semasa panggilan atau lawatan. Anda mungkin bercakap dengan penyambut tetamu atau pembantu, atau orang lain dari syarikat itu mungkin telah duduk di atas panggilan jualan. Pastikan anda memasukkan maklumat yang relevan mengenai pihak ketiga, seperti jika dia mempunyai keupayaan untuk membuat keputusan mengenai sama ada syarikat itu membeli daripada anda.
Tulis tujuan panggilan, dan sama ada secara peribadi atau di telefon. Anda mungkin telah cuba membuat jualan, mendapat maklumat atau hanya mengejar klien sedia ada. Menyenaraikan tujuan panggilan adalah penting kerana anda dan penyelia anda perlu menganalisis sama ada atau tidak panggilan itu berjaya.
Tambah pendapat anda mengenai kejayaan panggilan ke laporan panggilan. Kejayaan biasanya ditentukan oleh hasilnya. Sebagai contoh, jika hasil akhir adalah jualan, panggilan itu kemungkinan besar berjaya. Walau bagaimanapun, kejayaan itu tidak selalu hitam atau putih. Anda mungkin cuba menjalin hubungan dengan pelanggan baru yang berpotensi. Oleh itu, jika anda dapat bercakap dengan orang ini, panggilan itu berjaya tanpa mengira sama ada jualan telah ditutup atau tidak.
Sertakan sebarang maklumat lain yang anda percaya relevan dalam laporan panggilan. Melihat dan merasakan pejabat atau perasaan orang yang anda bercakap dapat semua berpotensi relevan dengan hasil akhir panggilan atau lawatan. Juga, maklumat sedemikian boleh menentukan cara anda menghubungi orang ini pada masa akan datang. Sebagai contoh, jika pelanggan yang berpotensi seolah-olah marah dengan pendekatan jualan anda, penyelia anda mungkin mencadangkan bahawa jurujual lain di pejabat anda dengan pendekatan jualan yang berbeza cuba menghubungi orang ini pada masa akan datang.
Petua
-
Pastikan anda menggunakan ejaan dan tatabahasa yang betul dalam laporan panggilan anda. Anda tidak mahu mengganggu penyelia anda dengan kesilapan yang mudah. Lagipun, dia mungkin menggunakan laporan panggilan anda untuk menilai prestasi kerja anda dan bernilai kepada syarikat.
