Tanggapan pertama dikira, jadi anda lebih baik membuat yang baik, terutamanya apabila meminta mesyuarat perniagaan. Sama ada anda bercadang untuk menulis kepada pasangan perniagaan yang berpotensi, pegawai kerajaan atau pelanggan, pilihan perkataan anda boleh membuat semua perbezaan. Surat permintaan lantikan yang ditulis dengan jelas boleh menjejaskan imej anda - dan jenama anda. Tambahan pula, ia boleh merosakkan peluang anda untuk mendapatkan jawapan yang positif.
Gunakan Talian Tertakluk yang Sesuai
Apabila anda menghantar surat permintaan temu janji, pastikan baris subjek menunjukkan maksud anda untuk memenuhi penerima. Pastikan ia pendek dan mudah. Berikut adalah beberapa contoh:
- Permintaan mesyuarat
- Permintaan untuk temu janji temu
- Surat permintaan mesyuarat
- Permintaan untuk bertemu pada (hari dalam seminggu)
- Penjadualan mesyuarat
Bergantung pada pilihan anda, anda boleh meletakkan baris subjek di atas atau di bawah alamat penerima. Jika anda ingin menghubungi penerima dalam talian, anda boleh menggunakan baris subjek yang sama untuk e-mel dan surat anda.
Perkenalkan diri anda
Mulakan surat dengan memperkenalkan diri anda. Sekiranya anda bertemu dengan penerima pada satu ketika, pastikan anda menyebutnya. Sediakan penerangan ringkas mengenai organisasi atau misi anda jika perlu. Sebagai contoh, anda boleh mengatakan sesuatu seperti:
Wakil yang dihormati (nama belakang)
Nama saya (nama anda) dan saya menghubungi anda bagi pihak (nama syarikat). Kami mempunyai kepentingan bersama … dan saya ingin membincangkan lebih lanjut.
Sekiranya anda mempunyai rujukan, anda boleh bermula dengan: (Nama rujukan) menyebutkan bahawa anda berminat untuk mengetahui lebih lanjut mengenai produk dan perkhidmatan kami. Saya ingin menjemput anda untuk berbincang lebih banyak di pejabat kami pada (tarikh dan masa).
Nyatakan Tujuan Mesyuarat
Biarkan penerima tahu apa yang diharapkan dari mesyuarat, termasuk berapa lama ia akan mengambil masa. Sediakan jadual yang kasar dan tutupi perkara utama. Sebagai contoh, anda boleh mengatakan:
Terima kasih terlebih dahulu untuk pertimbangan anda tentang permintaan ini. Saya akan menghargai peluang untuk bertemu dengan anda dan membincangkan bagaimana kami boleh bergabung dengan projek-projek masa depan.
Mesyuarat kami akan merangkumi gambaran ringkas mengenai teknologi dan sumber serta beberapa contoh kerja kami di kawasan ini. Kami juga berminat membincangkan kolaborasi yang berpotensi yang akan memberi manfaat kepada kedua-dua pihak.
Cuba untuk menerangkan apa yang anda cari dan mengapa anda meminta mesyuarat ini di tempat pertama. Cadangkan dua atau tiga tarikh dan masa dan kemudian mohon kepada penerima untuk mengesahkan ketersediaan mereka.
Surat anda boleh mengatakan sesuatu seperti:
Sila, cadangkan tarikh dan masa, mengikut jadual anda.
Adakah anda boleh didapati pada tarikh dan masa? Jika tidak, sila hubungi kami di (nombor telefon) atau (alamat e-mel) untuk menjadualkan masa mesyuarat.
Kami akan segera menyusul untuk mengesahkan penerimaan surat ini dan menetapkan hari dan masa yang sesuai untuk anda.
Gunakan format yang betul
Surat perniagaan mempunyai format tertentu. Tulis nama dan alamat anda di penjuru kanan sebelah atas halaman. Taipkan maklumat hubungan penerima di sudut kiri halaman atau di bawah alamat anda.
Biarkan margin lebar dan gunakan kosong bermerek jika boleh. Pastikan surat itu pendek dan ke titik; Idealnya, ia tidak boleh melebihi satu halaman. Gunakan ucapan rasmi, seperti "Tuan Yang Terhormat (nama Penerima) "Jika anda tidak tahu nama sebenar penerima, anda boleh menggunakannya "Dear Sir atau Madam." Tamatkan huruf dengan "Yang ikhlas," "Dengan hormat," "Hormatilah kamu" atau penutupan rasmi lain, diikuti dengan nama anda.
Surat permintaan pelantikan hendaklah jelas dan ringkas. Potong perkataan yang tidak berguna dan maklumat yang tidak perlu. Gunakan font yang mudah dibaca seperti Times New Roman atau Arial. Ingat untuk membacanya terlebih dahulu sebelum menghantarnya.
