Dari masa majikan mempunyai hubungan pertamanya dengan pekerja yang bakal datang, sepanjang masa penamatan pekerjaan, adalah penting agar rekod bertulis yang berkaitan dengan pekerja disimpan dalam fail kakitangan pekerja di bawah nama setiap pekerja. Fail-fail pekerjaan ini, jika dikekalkan dengan betul, berpotensi berfungsi untuk melindungi majikan dari liabiliti masa depan untuk pekerjaan dan pencabulan undang-undang buruh, seperti penolakan salah atau diskriminasi pekerjaan.
Perkara yang anda perlukan
-
Mengunci kabinet fail atau bilik selamat dengan akses terhad
-
Folder fail
Fahami mengapa anda perlu menyimpan fail kakitangan. Ini adalah rekod syarikat dan pekerja tentang apa yang telah berlaku di tempat kerja. Rekod-rekod yang dikekalkan dalam fail kakitangan boleh digunakan untuk melindungi majikan dalam prosiding undang-undang yang akan datang dan membantu menyelesaikan salah faham yang mungkin berlaku berhubung isu-isu dasar, isu-isu bayaran dan faedah, tugas dan tanggungjawab kerja, tindakan tatatertib atau pembetulan, dan keluhan.
Jadi, apa yang perlu dimasukkan ke dalam fail kakitangan? Dokumen dan rekod berikut hendaklah dikekalkan oleh profesional sumber manusia, atau pengurus, pada setiap pekerja. Deskripsi kerja Permohonan kerja Tawaran pekerjaan Borang IRS W-4 Resit untuk buku panduan pekerja (Selalunya idea yang baik untuk menyimpan salinan buku panduan itu sendiri, terutamanya apabila ia tertakluk kepada perubahan dari semasa ke semasa. Dengan cara ini semua orang tahu apa terma buku panduan yang ditandatangani oleh pekerja itu.) Apa-apa penilaian prestasi yang diberikan Borang pendaftaran faedah pekerja Anugerah Aduan dan pujian yang diterima mengenai pekerja Tindakan tatatertib atau amaran * Rekod Kehadiran Ia disyorkan bahawa setiap jenis rekod yang berbeza mempunyai tab sendiri.
Rekod perubatan dan borang imigresen perlu disimpan dalam fail berasingan. Oleh kerana anda tidak boleh membuat keputusan pekerjaan berdasarkan status imigresen seseorang, dengan menganggap mereka mempunyai hak untuk bekerja di A.S., dan kerajaan persekutuan berhak mengkaji I-9, mungkin lebih baik untuk memisahkannya. Juga, sejauh rekod perubatan berkenaan, Akta Orang Kurang Upaya Amerika (ADA) mengandungi peraturan yang sangat ketat berhubung dengan privasi dan akses kepada rekod perubatan tawaran pos, jadi perlu menyimpannya dalam kabinet fail dan fail yang berasingan dengan terhad akses. ADA mengehadkan pendedahan maklumat dalam rekod ini kepada penyelia, setakat yang pekerja mempunyai batasan yang diperlukan terhadap tugas mereka atau memerlukan tempat tinggal; pekerja pertolongan cemas dalam kes penjagaan perubatan kecemasan; dan pegawai kerajaan dan insurans di bawah keadaan terhad.
Adalah penting bahawa maklumat yang tidak betul dalam fail kakitangan pekerja diperbetulkan dengan serta-merta setelah notis oleh syarikat bahawa maklumat tidak betul.
Fail kakitangan kakitangan harus dikunci dan hanya tersedia kepada orang-orang yang mempunyai perniagaan yang sah perlu mendapat akses ke fail tersebut. Seorang pengurus atau penyelia baris pertama mungkin memerlukan akses untuk membuat keputusan mengenai promosi dan tindakan disiplin. Jika sesiapa yang tidak mempunyai perniagaan yang sah perlu mengakses fail yang ingin melihatnya, mereka memerlukan sepina yang sah. Jika tidak, hak privasi pekerja boleh dilanggar.
Secara umum, undang-undang tidak menghendaki anda mendedahkan kepada pekerja apa yang ada di dalam fail pekerja mereka tanpa permintaan yang sesuai dari pekerja. Ini mungkin merupakan amalan perniagaan yang lebih baik, bagaimanapun, untuk memastikan para pekerja mengetahui apa yang ada di dalam fail mereka. Dengan cara itu, anda tidak mempunyai pekerja yang marah yang terkejut apabila mereka disiplin atau ditamatkan. Pengecualian kepada peraturan umum ini adalah peruntukan Akta Laporan Kredit Fair (FCRA). Ia menghendaki anda memaklumkan pekerja, atau pekerja yang berpotensi, jika anda mengambil tindakan buruk berdasarkan apa yang terkandung dalam laporan kredit mereka.
Mengasingkan daripada notis kepada kakitangan tentang apa yang ada dalam fail kakitangan mereka adalah isu akses. Banyak negeri memerlukan majikan untuk memberi pekerja, dan bekas pekerja, akses kepada fail kakitangan mereka. Adalah penting, sebagai pemilik profesional atau pemilik perniagaan sumber manusia, agar anda membiasakan diri dengan undang-undang negara anda dalam hal ini. Sebagai peraturan am walaupun, akses oleh pekerja mestilah munasabah dan tertakluk kepada ahli pengurusan yang hadir untuk memastikan tiada apa yang diambil atau diubah. Sesetengah undang-undang negeri membenarkan pekerja mempunyai salinan, jika ada, mempunyai seseorang dari syarikat membuat salinan itu. Selalunya terdapat batasan apa yang dapat dilihat oleh pekerja dalam fail kakitangan mereka. Jika terdapat perkara sensitif seperti surat rujukan, penyiasatan jenayah, dan maklumat lain yang mungkin melanggar hak privasi orang lain, mereka boleh dinafikan akses kepadanya. Idea yang baik di sini untuk menyimpan item tersebut di bawah tab berasingan dalam fail kakitangan pekerja. Sesetengah undang-undang negeri boleh membenarkan pekerja mengemukakan penolakan terhadap tindakan tatatertib atau penilaian.
Petua
-
Simpan satu salinan undang-undang negeri, jika terdapat satu di negeri anda, mengenai akses kepada fail kakitangan pekerja yang diposkan atau berguna, di kawasan di mana fail-fail ini disimpan. Ini akan mengelakkan sebarang konflik antara pihak pengurusan dengan pekerja atas apa yang dan tidak dibenarkan.
Amaran
Setiap pekerja mesti diperlakukan sama ketika menyenggara dan mengakses rekod kakitangan mereka. Mana-mana penyelewengan dalam amalan boleh mensubahatkan syarikat itu kepada litigasi. Sekiranya anda mempunyai sebarang keraguan tentang cara mengekalkan fail kakitangan anda, berunding dengan seorang peguam.
