Majikan bertanggungjawab untuk mengekalkan dan menyimpan rekod kakitangan pekerja untuk tempoh tertentu. Jenis rekod kakitangan yang disimpan di dalam fail menentukan jumlah masa yang perlu disimpan. Semua rekod kakitangan perlu disimpan di kawasan yang selamat dan mudah diakses.
Setahun
Terdapat beberapa rekod kakitangan yang perlu disimpan selama sekurang-kurangnya satu tahun selepas pekerja meninggalkan syarikat itu. Ini termasuk semua rekod tindakan pekerjaan, seperti promosi, pemindahan dan penamatan, dan sebarang ujian pra-pekerjaan, rekod aduan dan tindakan undang-undang.
Dua atau tiga tahun
Sebarang rekod yang berkaitan dengan gaji, seperti pendapatan, kad masa, jadual dan kadar bayaran, hendaklah disimpan selama dua tahun selepas penamatan pekerja. Rekod gaji sebenar perlu dikekalkan selama tiga tahun selepas pelepasan pekerja. Semua kertas kerja yang berkaitan dengan Akta Cuti Keluarga dan Perubatan perlu disimpan dalam fail selama tiga tahun juga.
Lima tahun
Menurut Pentadbiran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, sebarang maklumat, termasuk ringkasan butiran, yang berkaitan dengan kecederaan pekerjaan atau penyakit harus disimpan selama lima tahun. Walau bagaimanapun, mana-mana peperiksaan perubatan yang diperlukan oleh undang-undang kerana kecederaan pekerjaan atau penyakit harus disimpan selama 30 tahun.
