Prosedur kawalan dokumen tidak perlu kompleks. Malah, kerumitan menambah kebarangkalian bahawa dokumen itu tidak dirujuk dengan secukupnya. Yang berkata, pengurusan maklumat adalah salah satu proses yang paling penting dalam mana-mana organisasi. Bergantung pada korespondensi data elektronik meningkatkan keperluan untuk terus mengemas kini kawalan data dan prosedur penyimpanan. Kegagalan untuk mengekalkan prosedur kawalan dokumen yang mencukupi boleh mengakibatkan risiko kewangan yang besar. Syukurlah, penambahbaikan dalam teknologi kawalan dokumen dan aplikasi perisian telah mencipta dunia baru amalan terbaik.
Mengenal pasti Proses Kritikal
Berikan satu kumpulan pengurus lintas fungsi untuk mengenal pasti proses paling kritikal anda yang berkaitan dengan aliran data dan maklumat. Jejaki bagaimana data (e-mel, kaji selidik pelanggan, borang IRS, dll.) Mengalir dari pelanggan anda ke fail pangkalan data anda. Bandingkan setiap proses aliran data dan kenalpasti tugas biasa atau berlebihan. Menyebut semua proses maklumat, mulai dari email ke pematuhan korporat, menggunakan carta alir asas.
Buat Manual Prosedur
Prosedur - untuk kedua-dua perisian dan kertas - mesti menentukan bagaimana dokumen diluluskan sebelum dan selepas kemas kini. Mereka juga perlu terperinci bagaimana anda mengemas kini dan membuat semula dokumen. Alamat bagaimana sistem akan mengenal pasti perubahan, iaitu dengan tarikh edaran atau perubahan fon. Pastikan untuk menggariskan proses untuk memutuskan dokumen usang. Memahami bagaimana untuk mengelakkan dokumen "usang" daripada digunakan.
Pastikan Fungsi
Pastikan dokumen disediakan kepada orang yang betul apabila mereka memerlukannya. Sekiranya anda menukar kepada sistem maya, pastikan dengan berhati-hati mendokumenkan bagaimana dokumen asal akan disimpan, jika ada. Akhirnya, mempunyai penyelesaian sandaran. Jika beralih kepada sistem automatik, gunakan strategi pelancaran perintis. Selepas penukaran penuh, tunggu tiga bulan sebelum memusnahkan atau memfailkan dokumen kertas.
