Prosedur kawalan dokumen adalah penting untuk memproses akaun invois yang perlu dibayar. Mereka akan membantu memastikan bahawa anda merekodkan semua invois hutang akaun dengan betul kepada lejar am perakaunan dan pembayaran proses untuk invois tepat pada masanya. Prosedur bertulis bagi akaun pemprosesan hutang boleh membantu mengurangkan kesilapan dalam pemprosesan dan untuk mengelakkan caj lewat untuk kegagalan untuk menghantar bayaran tepat pada masanya.
Tarikh-Stamp Invois
Orang yang bertanggungjawab untuk membuka surat harian hendaklah tarikh-setem setiap invois hutang yang diterima dengan tarikh hari semasa. Stempel tarikh membolehkan anda menjejaki jumlah masa yang diperlukan untuk membayar invois di syarikat anda. Orang yang menetapkan tarikh invois harus memperhatikan sebarang perbezaan masa yang signifikan antara tarikh pengeluaran invois dan tarikh yang diterima. Invois dihantar minggu selepas generasi mungkin perlu didorong melalui proses pembayaran dengan cepat untuk mengelakkan caj lewat.
Kod Invois
Pekerja yang bertanggungjawab untuk membuat atau menguruskan perbelanjaan menulis kod untuk akaun lejar umum yang sesuai pada invois dan membandingkan invois ke baki belanjawan untuk akaun perbelanjaan itu. Sekiranya akaun penduaan umum akan melebihi amaun yang dianggarkan sebaik sahaja anda memproses invois, pekerja harus memasukkan penjelasan mengenai overage kepada invois.
Dapatkan Kelulusan Invois
Pengurus bertanggungjawab untuk mengkaji semula dan meluluskan semua invois bayar akaun yang berada dalam kawasan kawalan mereka. Pengurus mengkaji pengekodan pada invois untuk ketepatan dan penjelasan mengenai overage anggaran untuk ketelitian. Pengurus kemudian memberi inis dan tarikh invois supaya akauntan tahu pengurus telah meluluskan invois untuk pembayaran.
Sediakan Cek
Akauntan menyemak invois untuk memastikan kelulusan dan penjelasan yang sepatutnya untuk overages dimasukkan ke dalam invois. Akauntan juga menyemak semula pengkodan pada invois dan menanyakan sebarang pengekodan yang kelihatannya salah. Apabila akauntan berpuas hati dengan kelulusan dan pengekodan invois, dia menyediakan cek untuk pembayaran.
Pemeriksaan perniagaan sepatutnya merangkumi dua stub cek: stub cek untuk penerbit dan stub cek untuk penerima. Stub cek harus termasuk tarikh invois, nombor invois dan nombor akaun perniagaan, jika vendor diberikan satu. Stub cek penerbit mungkin termasuk pengekodan umum lejar jika dikehendaki. Buat salinan invois untuk rekod anda sendiri dan jadikan stub cek penerbit ke bahagian atas invois. Hantarkan salinan invois untuk menyokong perbelanjaan dalam hal audit atau penyelidikan perakaunan.
