Terdapat perkara khusus yang boleh anda berkomunikasi dengan orang lain di tempat perniagaan anda dengan menggunakan pengedaran memo. Memo secara umumnya menyampaikan sesuatu yang penting kepada rakan sekerja dan biasanya diedarkan kepada sekurang-kurangnya lebih daripada satu orang dalam syarikat. Memo juga boleh digunakan untuk memberitahu semua orang tentang sesuatu yang penting, seperti kehilangan fail. Kehilangan fail boleh menjejaskan operasi perniagaan dan pekerja perlu dimaklumkan tentang masalah dan bagaimana mereka boleh membantu secepat mungkin.
Lengkapkan tajuk untuk memo tentang fail yang hilang. Ini termasuk garis untuk tarikh, subjek, siapa memo itu dan siapa ia berasal. Garis-garis ini dilabelkan sebagai "Tarikh," "Subjek," "Kepada," dan "Dari." Subjek tersebut sekurang-kurangnya harus mengatakan "Lost Files" tetapi juga dapat menerangkan fail mana yang hilang.
Jelaskan masalah secara ringkas dalam perenggan pertama di bawah tajuk. Ini pastinya termasuk fail mana yang hilang, seperti fail untuk pelanggan atau projek tertentu. Ia juga termasuk bagaimana anda percaya fail-fail itu hilang, di mana ia mungkin dan betapa mendesaknya untuk mencarinya.
Terangkan lebih lanjut mengenai masalah di bahagian seterusnya. Dapatkan lebih terperinci tentang fail yang hilang pada ketika ini. Anda mungkin membekalkan butiran tentang pelanggan atau memproyeksikan fail tersebut untuk atau lebih banyak maklumat tentang bagaimana fail mungkin dicari oleh pekerja. Pada ketika ini, beri tarikh tertentu fail mesti ditemui oleh.
Beritahu penerima memo dengan tepat apa yang anda mahu mereka lakukan di bahagian akhir. Ini harus menjadi perkara tindakan spesifik, seperti pencarian dalam pangkalan data X atau melalui semua fail peribadi anda sekiranya anda menyimpan fail yang hilang pada komputer syarikat atau pemacu kilat anda. Ulangi tarikh fail mesti ditemui oleh.
Teruskan membaca memo. Pastikan anda tidak memasukkan sebarang maklumat sensitif mengenai fail yang tidak sepatutnya menjadi rekod tertulis. Juga, pastikan anda telah menyatakan pentingnya mencari fail yang hilang dengan jelas.
