Walaupun satu pasukan melaksanakan aktiviti projek dengan lancar, keperluannya ada untuk pengurus projek untuk memantau kemajuan projek dari segi masa, kos, sumber dan prestasi. Anda mencapai matlamat ini dengan membandingkan status projek dengan pelan kerja dan belanjawan yang diluluskan. Anda juga membandingkan parameter perancangan sebenar projek kepada mereka yang ditakrifkan dalam pelan projek. Seterusnya, anda membandingkan komitmen projek, seperti kewangan dan sumber lain, kepada mereka yang dirujuk dalam pelan projek. Anda kemudian menyemak kemajuan sebenar projek dari masa ke masa berbanding dengan yang dijangkakan dan didokumenkan dalam pelan projek.
Pantau Anggaran Projek
Anggaran projek mungkin dinyatakan sebagai sumber, seperti dolar, minggu sumber, jam yang dibelanjakan atau ukuran lain. Anda membandingkan penggunaan sebenar sumber projek anda yang dijangkakan dalam pelan projek. Mengesan belanjawan adalah penting kerana sebelum projek bermula, pengurus projek dan pihak berkepentingan bersetuju dengan dedikasi sumber-sumber tertentu kepada projek. Akibatnya, jika kos projek mula melebihi anggaran, ini mungkin bermakna tanpa penyesuaian skop projek atau sumber daya yang semua keperluan projek tidak akan tercapai.
Mengesan Skop Projek
Skop projek terdiri daripada keperluan projek, yang juga dikenali sebagai objektif. Pemantauan skop projek adalah penting kerana ia mempengaruhi semua aspek lain projek termasuk kos projek, jadual dan sumber. Sebagai contoh, jika anda mempunyai terlalu banyak sumber yang diberikan kepada projek, kos anda akan terlalu tinggi. Mengawasi skop projek akan menghentikan rayapan skop, yang merupakan penambahan persyaratan baru setelah pelan proyek diluluskan. Skop rayapan bermakna anggaran, masa dan sumber yang diperuntukkan kepada projek itu tidak mencukupi.
Tonton Jadual Projek
Seorang pengurus projek membandingkan status kerja projek yang dilaporkan dalam jadual projek ke jadual yang dirancang untuk memastikan projek berjalan seperti yang diharapkan. Jadual projek mungkin diwakili sebagai struktur kerosakan kerja yang kedua-duanya mengenal pasti aktiviti-aktiviti yang dijalankan mengikut laporan harian, pengiktirafan dan bahan-bahan penting dan maklum balas yang lain, dan sumber-sumber yang diperlukan untuk setiap fasa projek kitaran hayat projek. Dengan menggunakan jadual, ia juga mungkin untuk mengenal pasti peristiwa penting yang telah dicapai dan aktiviti mana yang memerlukan sumber tambahan jika ia selesai pada masa dan mengikut anggaran.
Mengawasi Sumber Projek
Sumber projek termasuk orang, kemudahan kerja, peralatan, perisian dan alat projek lain. Komitmen sumber untuk projek tidak hanya tercermin dalam dolar dan sen, tetapi juga dalam kos peluang dari segi ketersediaan sumber daya yang kurang untuk projek lain. Adalah penting untuk memantau kemajuan projek sebahagiannya dengan ketersediaan sumber-sumber tertentu apabila diperlukan kerana kekurangan sumber yang ada akan mempengaruhi jadual projek, skopnya dan kualiti produk akhir projek.
