Sesiapa yang menjalankan perniagaan telah menghadapi cabaran untuk memastikan pekerja mengambil langkah yang betul untuk mendapatkan pekerjaan. Ini terpakai terutamanya kepada syarikat yang mengeluarkan produk atau menyediakan perkhidmatan, agensi kerajaan yang mesti menguatkuasakan peraturan dan organisasi seperti hospital yang diamanahkan dengan kesihatan pesakit. Bagaimanakah kebimbangan ini dapat memastikan pekerja mengikuti langkah yang betul? Mereka menulis prosedur kualiti yang menyatakan peranan setiap pekerja dalam meningkatkan prestasi keseluruhan.
Mulakan dengan memahami perbezaan antara kualiti dalaman dan luaran. Kualiti dalaman merujuk kepada percubaan syarikat untuk meningkatkan operasi dalamannya, seperti meningkatkan pengurusan dan prestasi pekerja. Kualiti luaran merujuk kepada usaha syarikat untuk mengekalkan tahap kepuasan pelanggan yang tinggi.
Fokus pada prosedur penulisan untuk meningkatkan kualiti dalaman. Tekankan bahawa semua orang di syarikat itu-dari kakitangan sokongan kepada pengurus peringkat kanan-mesti mengambil bahagian. Walau bagaimanapun, ingatlah bahawa jika anda menunjukkan minat yang tulen dalam respon pekerja terhadap prosedur baru, anda mungkin akan menginspirasi penglibatan pekerja, yang akhirnya meningkatkan semangat.
Dapatkan nasihat dari Organisasi Antarabangsa bagi Standardisasi (ISO), yang telah menerbitkan manual standard kualiti untuk kegunaan pengeluar dan penyedia perkhidmatan. Menurut Praxiom Research Group Limited, yang menafsirkan piawaian ISO untuk masyarakat umum, ISO 9004 menyarankan bahawa syarikat-syarikat "mewujudkan persekitaran sosial budaya yang menyokong peningkatan." Ini bermakna pengurus mesti menghormati kakitangan sokongan untuk mendapatkan penghormatan sebagai balasan, syarikat mesti berkongsi maklumat korporat dengan pekerja dan penyelia dapat mendorong pekerja untuk bekerja dengan lebih baik dengan menetapkan contoh yang tepat.
Membangunkan sistem untuk mengukur peningkatan dalam proses kualiti. Sekali lagi, ISO 9004 mengesyorkan bahawa syarikat belajar bagaimana untuk mengukur kepuasan pelanggan dan pembangunan profesional pekerja-komponen utama sistem pengurusan kualiti keseluruhan.
Pertimbangkan cadangan yang dibuat oleh GMP, pemimpin dunia dalam amalan perkilangan yang baik, kepada syarikat yang ingin menulis prosedur yang berkualiti. GMP menyarankan bahawa pengurus memahami setiap tugas sebelum menulis prosedur untuknya. Mereka harus menyenaraikan langkah-langkah penting yang mesti dilakukan oleh pekerja semasa menjalankan pekerjaan tertentu.
Tulis prosedur yang berkualiti dalam bahasa sehari-hari. Menurut GMP, "Anda boleh meningkatkan kebolehbacaan prosedur dengan menggunakan kalimat singkat, mudah."
Ketahui cara untuk membungkus prosedur supaya pekerja akan memberi perhatian kepada mereka. Contohnya, GMP menyarankan anda mengambil langkah tambahan untuk merancang halaman menarik, jadual kandungan, indeks dan visual yang menarik.
Gunakan gambar dalam manual atau arahan prosedur kualiti anda. Bukan sahaja gambar membuat arahan anda lebih mudah difahami, tetapi ia boleh digunakan untuk menekankan perkara-perkara penting atau menimbulkan minat pekerja.
