Menulis invois selama berjam-jam bekerja, atau perkhidmatan tertentu yang diberikan kepada perniagaan atau individu lain, memerlukan pendekatan yang sedikit berbeza daripada yang digunakan untuk menjual produk yang nyata. Daripada mengumpul harga runcit atau borong yang ditetapkan, anda membuat pembayaran sama ada untuk jam bekerja pada kadar yang dipersetujui, atau perkhidmatan tertentu yang dilakukan untuk harga yang dipersetujui. Invois untuk perkhidmatan yang diberikan memerlukan butiran terperinci.
Berkomunikasi dengan pelanggan anda bila dan bagaimana anda akan menyerahkannya untuk kerja anda. Sekiranya anda membuat invois terlebih dahulu sebelum memulakan projek, anda perlu memaklumkan pelanggan anda. Sekiranya anda membuat rang undang-undang bekerja daripada menunggu sehingga selesai kontrak, pastikan pelanggan anda bersetuju. Banyak perniagaan kecil yang membuat invois secara elektronik. Biarkan pelanggan anda tahu bahawa mereka akan menerima invois melalui email supaya mereka tidak sengaja memadamnya.
Simpan rekod yang baik. Menyusun rekod tarikh dan jam bekerja dan jenis perkhidmatan yang diberikan. Semak perjanjian projek atau kontrak perkhidmatan anda untuk menyegarkan ingatan anda tentang istilah tertentu. Sahkan nama dan alamat. Sertakan nombor rujukan bil pelanggan, jika terdapat satu.Sertakan nombor rujukan fail anda sendiri, jika berkenaan.
Gunakan format yang mudah. Ini menjadikan proses invois lebih berkesan. Anda juga boleh menggunakan program perisian untuk menyeragamkan format invois anda. Invois anda harus memasukkan medan untuk nombor rujukan invois, tarikh pengebilan, nama dan alamat perniagaan, dan nama pegawai kontrak yang kepadanya invois sedang dikirimkan. Biarkan ruang yang mencukupi untuk merangkakan perkhidmatan yang diberikan bersama dengan projek atau kod produk yang berkenaan.
Tentukan jumlah invois. Jam mungkin jam sebenar perkhidmatan yang anda berikan pada kadar yang disepakati setiap jam, atau perkhidmatan spesifik yang anda berikan untuk jumlah invois. Contohnya, jika anda sedang membina sebuah anjung, anda mungkin telah membuat rancangan itu, memilih kayu dan meletakkan asas untuk bingkai semasa satu tempoh pengebilan. Anda boleh menyenaraikan aktiviti dan menentukan satu jumlah invois sekaligus. Atau, anda boleh menyenaraikan setiap aktiviti secara berasingan, nyatakan jam bekerja untuk setiap, dan kemudian hitung jumlah invois dengan mengalikan jam kerja dan kadar setiap jam.
Termasuk dokumen sokongan apabila sesuai. Misalnya, jika anda terpaksa menggunakan perkhidmatan kurier atau menduplikasi perkhidmatan untuk menyelesaikan tugas, lampirkan salinan resit.
