Kawalan dalaman adalah dasar dan prosedur yang digunakan oleh syarikat untuk membantu mencegah kesilapan dan penipuan, yang boleh merangkumi kecurian, penggelapan, pilih kasih atau kesilapan matematik dalam dokumen kewangan. Anda tidak perlu menjadi akauntan awam yang disahkan atau mempunyai ijazah kewangan untuk memulakan kawalan dalaman yang berguna dalam perniagaan anda atau menetapkan dasar untuk pekerja anda mengikuti.
Semak Tandatangan Bersama dan Penandatangan yang Dibenarkan
Salah satu kawalan dalaman yang paling biasa untuk perniagaan kecil adalah keperluan yang cek ditandatangani bersama. Ini membantu menghalang seseorang daripada menulis cek kepada dirinya sendiri atau meluluskan bayaran yang tidak sesuai. Sekiranya perniagaan anda menulis banyak cek setiap bulan, anda mungkin menerapkan dasar yang hanya memerlukan dua tanda tangan pada cek yang melebihi jumlah dollar tertentu, seperti $ 500. Pastikan anda mempunyai kad tandatangan di bank anda dengan tandatangan penandatangan yang dibenarkan. Ini membenarkan bank menyemak tandatangan sebelum membayar sebarang cek.
Penyesuaian Bank
Banyak perniagaan merekodkan semua pembayaran dan penerimaan mereka dalam lejar am, yang merupakan rekod transaksi kewangan syarikat. Penyertaan dalam lejar adalah berdasarkan cek yang ditulis, tunai yang dibayar dan tunai, deposit elektronik atau pembayaran kad kredit yang diterima. Untuk membantu mendapatkan kesilapan matematik dan penyertaan palsu, lakukan penyesuaian bank setiap bulan, bandingkan penyata bank anda dengan lejar am anda. Penyata bank anda akan merangkumi semua deposit yang anda buat atau diterima secara elektronik dan menunjukkan semua pembayaran yang anda buat. Ia juga termasuk sebarang yuran bank yang anda bayar, yang membolehkan anda menyertakannya dalam buku besar umum anda.
Prosedur Perolehan
Untuk memastikan anda mendapat nilai paling tinggi semasa membuat pembelian, buat kawalan dalaman yang menetapkan dasar untuk membuat pembelian. Ini termasuk hanya menggunakan vendor yang diluluskan, yang memerlukan tawaran kompetitif daripada kontraktor atau melakukan pemeriksaan harga beberapa vendor sebelum memilih satu. Ini mungkin termasuk memerlukan pengurus pejabat anda untuk memeriksa harga dalam talian di beberapa gedung pejabat sebelum memesan bekalan pejabat, perabot atau peralatan lain.
Polisi Pembayaran Balik
Buat dasar perbelanjaan pekerja formal untuk membantu mengurangkan kos perjalanan, penginapan, hiburan dan makan yang tinggi. Jika anda membenarkan pekerja menempah perjalanan dan penginapan mereka sendiri semasa menghadiri persidangan atau pameran perdagangan, mereka mungkin menempah penerbangan dan bilik yang mendapat mata ganjaran yang paling tinggi, daripada memilih tempahan kos terendah. Memerlukan bahawa semua perbelanjaan perjalanan diluluskan oleh penyelia terlebih dahulu dan semua bentuk pembayaran ganti rugi termasuk resit.
Audit
Mempunyai pembelian semula pihak ketiga, rekod kewangan, helaian masa, pembayaran balik perbelanjaan dan aktiviti perniagaan lain boleh membantu mengesan dan mengurangkan kesilapan dan penipuan. Audit dalaman membolehkan seseorang pekerja atau jabatan menyemak kerja yang lain. Audit luaran membawa kontraktor atau firma luar untuk mengkaji semula kerja kakitangan anda. Ini mungkin termasuk menyewa akauntan awam yang disahkan untuk menyemak buku anda setiap bulan atau suku tahun. Melakukan semakan inventori dapat membantu anda mengesan sama ada anda mengalami masalah dengan kecurian, penyerahan atau pemecahan.
