Merancang sistem kawalan dalaman untuk perniagaan anda memerlukan perancangan dan pemahaman tentang operasi terperinci syarikat. Kawalan dalaman berkhidmat beberapa tujuan, tetapi yang utama adalah untuk memastikan bahawa perniagaan beroperasi seperti yang dimaksudkan dan untuk mencegah peluang bagi pekerja untuk menyalahgunakan barang atau wang. Kawalan dalaman membolehkan pemilik perniagaan keamanan mengetahui segala-galanya berfungsi dengan baik tanpa perlu mengawasi setiap aspek operasi secara peribadi.
Tinjau setiap proses utama dalam perniagaan anda: pengeluaran, pengurusan inventori, akaun belum terima, akaun yang perlu dibayar, penyesuaian bank dan apa-apa proses lain yang mungkin dilakukan untuk melakukan penipuan dengan pencurian atau penyembunyian. Letakkan nama atau tajuk pekerjaan pada setiap bahagian proses yang seseorang itu bertanggungjawab. Sekiranya anda tidak pasti bagaimana proses berfungsi, luangkan masa "di lapangan" dan tonton proses atau tanyakan kepada mereka yang bertanggungjawab.
Menilai setiap langkah setiap proses untuk kelemahan dalam kawalan yang akan membolehkan peluang untuk mencuri aset syarikat. Fokus pada bidang di mana individu tunggal mempunyai kedua-dua jagaan aset dan perakaunan untuk mereka. Sebagai contoh, jika seseorang pekerja mempunyai kawalan ke atas daftar tunai dan juga bertanggungjawab untuk menyatukannya pada akhir malam, pekerja tersebut mempunyai peluang untuk mencuri wang dan menyembunyikannya dengan memalsukan pendamaian. Satu lagi contoh ialah mempunyai seorang pekerja tunggal yang bertanggungjawab untuk membuka surat masuk dan juga bertanggungjawab untuk merekodkan cek yang dapat diterima akaun yang tiba di dalam pos.
Tukar prosedur untuk kawasan-kawasan di mana anda telah menilai kawalan dalaman yang lemah. Memisahkan fungsi penjagaan daripada fungsi pelaporan di mana mungkin. Walaupun anda mungkin tidak mempunyai pekerja yang cukup untuk mempunyai orang yang berlainan melakukan setiap tugas, fungsi ganti di kalangan pekerja yang anda lakukan perlu mengasingkan fungsi yang serasi sekiranya mungkin.
Dokumen prosedur baru dengan teliti dan membiasakan pekerja dengan mereka. Dapatkan maklumbalas daripada pekerja tentang bagaimana prosedur baru yang efisien. Adalah penting untuk memastikan prosedur itu masuk akal dari sudut pandangan perniagaan dan operasi dan bukan hanya sebagai kawalan. Sesuaikan prosedur mengikut maklum balas tetapi selalu ingat tujuan kawalan.
Melaksanakan dasar bercuti wajib, jika anda belum melakukannya. Majoriti masalah-masalah pencurian kronik dalam perniagaan dibenarkan diteruskan kerana tidak ada orang yang melakukan fungsi pencuri.Apabila pencuri pekerja terpaksa bercuti dan orang lain mengisi untuk mereka, mereka tidak boleh terus menyembunyikan jenayah itu. Dasar ini boleh mengelakkan kecurian serta mendedahkannya jika ia berlaku.
Petua
-
Menilai keberkesanan kawalan dalaman anda sekurang-kurangnya setiap tahun dan memperbaikinya jika perlu.
Amaran
Jangan takut untuk melaksanakan kawalan dalaman yang kuat kerana anda takut pekerja anda akan berfikir anda tidak mempercayai mereka. Pekerja jujur ingin bekerja dalam persekitaran yang direka dengan baik.
