Apabila anda mendengar seorang akauntan bercakap mengenai debit dan kredit, mereka biasanya tidak bercakap tentang kad debit atau kad kredit dari bank tempatan mereka. Debit dan kredit, dalam ertikata perakaunan, bermakna sesuatu yang sedikit berbeza. Mereka berfungsi sebagai cara untuk merekodkan transaksi perakaunan, dan penyertaan ini membentuk asas sesuatu yang dikenali sebagai perakaunan masuk akal.
Perakaunan dua kali masuk pertama kali digunakan pada tahun 1400-an, dan seorang ahli matematik Itali bernama Luca Pacioli menulis dan menerbitkan sebuah buku mengenai subjek itu pada tahun 1494. Buku itu digambarkan oleh kawannya Leonardo Da Vinci dan menggambarkan sistem perakaunan dengan meliputi topik-topik seperti perakaunan jurnal, penyata pendapatan, kunci kira-kira, perakaunan masuk akal dan banyak konsep lain yang membentuk asas sistem perakaunan yang masih digunakan hingga ke hari ini.
Walaupun ramai di dalam bidang itu menganggap Pacioli sebagai "bapa perakaunan," beberapa bentuk sistem penyertaan gandanya telah digunakan selama bertahun-tahun sebelum buku Pacioli diterbitkan, walaupun tidak ada yang tahu bagaimana atau kapan sistem perakaunan mula-mula menjadi kenyataan.
Apakah Debit dan Kredit?
Sistem perakaunan bagi urus niaga perniagaan, juga disebut sebagai simpan kira, berfungsi atas dasar bahawa setiap transaksi baru perniagaan membuat penyebab dua perubahan yang berbeza dalam keadaan kewangan syarikat. Akauntan menggunakan debit dan kredit untuk merakam urus niaga kepada dua atau lebih akaun perakaunan, menggunakan satu set peraturan debit dan kredit yang ditetapkan.
Di luar dunia perakaunan, kredit kata biasanya mempunyai konotasi positif, seperti kerja kredit tambahan, atau mendapat kredit kerana berusaha keras. Walau bagaimanapun, bagi akauntan, satu-satunya perkara yang mewakili debit dan kredit ialah sisi kiri dan kanan akaun T, yang digunakan dalam cara berikut.
Apabila membuat dan memasuki transaksi perakaunan, anda boleh menggunakan debit dan kredit untuk menentukan bagaimana dolar masuk atau keluar dari syarikat mempengaruhi akaun yang terlibat. Anda mungkin memasukkannya ke dalam sistem perakaunan berasaskan perisian, memasuki data ke dalam jurnal perakaunan, yang dikenali sebagai membuat entri jurnal. Sistem perakaunan akan ditubuhkan untuk menyiarkan entri jurnal ini ke rekod perakaunan utama syarikat, yang dikenali sebagai lejar am.
Anda mungkin akan melihat debit dan kredit disingkat dr dan cr. Tidak ada penjelasan tunggal yang wujud untuk asal singkatan ini, tetapi ada yang membuat spekulasi bahawa mereka mempunyai rekod debit dan rekod kredit. Yang lain memandang kembali kepada perakaunan sejarah dan mengatakan bahawa mereka berdiri untuk perkataan Latin yang bertentangan dengan ad kredit.
Kredit menandakan kemasukan transaksi dibuat di sebelah kanan rekod akaun dua lajur, sementara debit menandakan kemasukan transaksi dibuat di sebelah kiri. Rekod-rekod akaun ini, yang dipanggil "Akaun T", memperoleh nama kerana akauntan menarik bentuk T di atas kertas, dan meletakkan nama akaun digunakan di bahagian atas, seperti "tunai" pada satu T dan "bekalan pejabat" di pihak yang lain.
Sisi kiri setiap akaun T selalu digunakan untuk penyertaan debit, dan sebelah kanan T sentiasa digunakan untuk penyertaan kredit. Akaun-akaun T sering digunakan sebagai alat latihan asas untuk membantu para pelajar memahami bagaimana perakaunan masuk akal berfungsi. Akaun T membolehkan anda menulis di atas kertas bagaimana setiap sisi transaksi dicatat ke dalam pelbagai akaun lejar am. Kaedah ini tidak berfungsi untuk perakaunan kemasukan tunggal.
Akaun T ini adalah cara grafik untuk mewakili akaun dalam lejar am, yang merupakan rekod storan utama untuk semua urus niaga perakaunan syarikat. Kebanyakan akauntan menulis penyertaan perakaunan di atas kertas menggunakan gambar rajah T-akaun, sebagai cara untuk menyemak semula transaksi dan pastikan jumlah debit dan kredit menjadi sifar dan simpan persamaan perakaunan seimbang.
Urus niaga perakaunan yang kompleks mungkin memerlukan entri yang direkodkan kepada beberapa akaun yang berbeza, yang memerlukan penggunaan beberapa akaun T tulisan tangan untuk menulis dan menyemak urus niaga.Sekali lagi, ini berfungsi sebagai cara yang berkesan untuk mengesahkan bahawa semua urus niaga dan kredit urus niaga menjadi sifar dan transaksi itu tidak mengandungi kesilapan sebelum memasukkan penyertaan kepada lejar sistem perakaunan.
Untuk kerja perakaunan harian biasa, akauntan akan membuat entri jurnal secara terus ke dalam perisian perakaunan, dan bukannya menggunakan akaun T.
Apakah Baki Kredit?
Baki kredit merujuk kepada keseimbangan dolar dalam akaun tertentu, tetapi itu tidak begitu mudah. Apabila sebuah syarikat membentangkan lejar amnya, ia mewujudkan carta akaun. Ini adalah senarai setiap akaun syarikat menggunakan untuk mencatat transaksi kewangan, dan data dalam akaun ini akhirnya mengalir ke dalam penyata kewangan syarikat.
Setiap akaun mempunyai keseimbangan "biasa"; dalam erti kata lain, ia biasanya memegang sama ada debit atau keseimbangan kredit. Sebagai contoh, akaun jualan biasanya memegang baki positif, yang akan menjadi baki kredit. Untuk meningkatkan akaun ini, anda akan membuat entri kredit. Jika akaun jualan anda memegang baki debit atau negatif, ini akan menjadi bendera merah penting untuk disiasat. Sesetengah akaun berkelakuan tidak menentu, dan baki kredit akan negatif, seperti kemasukan kredit ke akaun tunai mengurangkan baki akaun tunai.
Semua akaun, sama ada debit atau berasaskan kredit, mematuhi prinsip yang disebut persamaan perakaunan:
Persamaan perakaunan: Aset = Liabiliti + ekuiti pemilik
Persamaan asas ini mendasari keseluruhan sistem perakaunan masuk akal, dan apabila entri mempengaruhi akaun aset, ia juga mesti mempengaruhi sama ada liabiliti atau akaun ekuitas pemilik, untuk menjaga persamaan seimbang. Sistem debit dan kredit dua kali masuk adalah mekanisme yang membantu mengekalkan persamaan seimbang.
Akaun dengan baki kredit biasa akan meningkat apabila kemasukan kredit telah dibuat. Pendapatan yang masuk ke dalam syarikat, atau keuntungan, seperti keuntungan penjualan aset seperti peralatan yang dijual oleh firma, adalah akaun penyata pendapatan dan mereka direkodkan sebagai peningkatan dengan menggunakan kemasukan kredit. Pada lembaran imbangan, kemasukan kredit akan meningkatkan liabiliti dan akaun ekuiti pemilik.
Apakah Baki Debit?
Akaun dengan baki debit biasa termasuk aset pada kunci kira-kira dan akaun perbelanjaan pada penyata pendapatan. Ini bermakna bahawa kemasukan debit meningkatkan baki akaun-akaun ini. Akaun perbelanjaan termasuk perbelanjaan upah, perbelanjaan faedah, perbelanjaan bekalan dan kos berkaitan pejabat yang lain.
Ia tidak selalu mudah untuk menyimpan debit dan kredit terus, tetapi anda boleh memikirkan mendebit akaun perbelanjaan setiap kali anda menanggung perbelanjaan.
Adakah Baki Debit Positif atau Negatif?
Jawapan yang cepat adalah, ia bergantung. Baki biasa untuk akaun aset adalah baki debit, dan juga jumlah yang positif. Contohnya, akaun tunai pada kunci kira-kira mempunyai baki debit yang normal jika syarikat mempunyai wang tunai di bank.
Sebaliknya, apabila anda mempertimbangkan akaun perbelanjaan pada penyata pendapatan, akaun ini juga mempunyai baki debit biasa, tetapi sebaliknya mewakili nombor negatif atau wang yang dibayar oleh firma.
Apakah Maksudnya untuk Kredit Jumlah?
Apabila anda membuat kredit jumlah, anda membuat catatan ke dalam akaun dalam bentuk kredit, berbanding debit. Jika anda mengecaj akaun liabiliti, anda akan meningkatkan bakinya. Sebagai contoh, jika anda mengreditkan $ 100 ke akaun yang perlu dibayar kerana anda memberi kredit kepada pelanggan, anda telah meningkatkan baki akaun akaun anda. Mengenai penyata pendapatan, jika anda mengreditkan akaun hasil jualan anda, anda juga telah meningkat sejak akaun jualan mempunyai baki kredit biasa, dan penyertaan kredit meningkatkannya.
Jika anda membuat catatan kredit ke akaun dengan baki debit biasa, yang termasuk akaun aset pada kunci kira-kira dan akaun perbelanjaan pada penyata pendapatan, ini bermakna anda mengurangkan baki akaun. Sebagai contoh, katakan anda membayar tunai $ 50 untuk membeli bekalan. Anda akan mengurangkan akaun tunai dengan membuat entri kredit sejak wang tunai adalah akaun baki debit biasa.
Apakah Kontra Akaun?
Kontra akaun adalah akaun lejar umum yang berfungsi sebagai kebalikan dari akaun debit dan kredit normal. Sebagai contoh, akaun kontra-aset mempunyai baki kredit biasa, di mana akaun aset tetap mempunyai baki debit biasa. Kontra akaun berfungsi untuk mengimbangi akaun biasa, dan mereka membenarkan baki asal untuk tinggal dalam rekod perakaunan sementara juga melaporkan jumlah pengimbangan.
Sebagai contoh, akaun akaun belum terima mempunyai akaun kontra yang dipanggil "peruntukan bagi akaun ragu." Baki dalam akaun akaun belum terima mewakili bil pelanggan yang telah dikeluarkan tetapi belum dibayar. Peruntukan bagi akaun ragu mewakili jumlah yang mana syarikat berpendapat bahawa ia tidak akan pernah melihat pembayaran. Jumlah ini sering merupakan peratusan kecil dari jumlah baki akaun belum terima.
Katakan akaun akaun belum terima mempunyai baki debit biasa sebanyak $ 30,000. Elaun untuk akaun ragu mempunyai baki kredit biasa sebanyak $ 2,000. Kedua akaun ini mengimbangi satu sama lain, meninggalkan anda dengan bersih $ 28,000 dalam akaun yang belum terima. Dengan menggunakan kedua-dua akaun ini, anda masih boleh melaporkan jumlah asal yang boleh diterima dan dapat menunjukkan ia diimbangi oleh $ 2,000 yang anda tahu anda mungkin tidak akan mungkin menerima, memberikan jumlah yang akan menjadi wang tunai.
Kontra akaun lain wujud, dan mereka selalu mempunyai pasangan. Contohnya, susut nilai terkumpul adalah akaun aset kontra, dan ia terikat dengan akaun loji dan peralatan aset tetap. Akaun jualan mempunyai akaun pendapatan kontra yang disebut pulangan dan elaun.
Menggunakan Baki Percubaan
Akauntan memasang laporan yang disebut baki percubaan apabila menggunakan sistem perakaunan berganda untuk memastikan semua entri telah dibuat dengan betul. Baki percubaan menyenaraikan setiap akaun dalam buku besar syarikat dan setiap baki akaun. Apabila menggunakan perakaunan masuk akal, anda mesti membuat kemasukan debit untuk mengimbangi setiap entri kredit, dan sebaliknya. Jika anda menerima wang tunai untuk penjualan barang, anda akan meningkatkan akaun jualan dengan kemasukan kredit, dan anda juga akan meningkatkan akaun tunai anda, dengan menggunakan entri kredit. Semua debit dan kredit harus secara langsung mengimbangi satu sama lain.
Apabila anda melihat laporan baki percubaan, semua entri harus mengimbangi antara satu sama lain supaya laporan mempunyai baki sifar. Sekiranya baki percubaan mempunyai jumlah lain, kemasukan yang salah atau belum lengkap telah dibuat dan mesti ditetapkan.
Sesetengah kesilapan mungkin tidak dapat ditemui dengan melihat baki percubaan, contohnya, jika debit dan kredit mengimbangi satu sama lain tetapi telah dibuat ke dalam akaun yang salah. Jika anda mengabaikan untuk memasukkan transaksi sama sekali, anda tidak akan dapat menangkap ralat ini dengan melihat baki percubaan. Di samping itu, jika ralat debit dan kredit yang berbeza telah dibuat dan mereka hanya berlaku untuk mengimbangi satu sama lain secara numerik, mereka tidak akan dikesan pada baki percubaan.
