Perniagaan yang mengekalkan sistem inventori menggunakan inventori untuk menguruskan tahap inventori di gudang dan juga di loji. Syarikat-syarikat sedemikian perlu memutuskan antara menggunakan sistem inventori tempoh dan sistem persediaan kekal. Dengan sistem yang sama, syarikat masih perlu mengambil inventori fizikal sekurang-kurangnya sekali setahun. Sebuah inventori fizikal menyediakan beberapa manfaat untuk pengurusan perniagaan.
Sistem Inventori
Sistem inventori memenuhi keperluan perniagaan dengan menyediakan maklumat mengenai kuantiti inventori dan nilai dolar. Banyak sistem inventori menyediakan maklumat mengenai lokasi gudang tertentu inventori dan kuantiti yang diadakan di lokasi tersebut. Pekerja loji dan pengurus menggunakan maklumat ini untuk mencari barang khusus untuk pengiriman ke pelanggan atau untuk menentukan apakah perusahaan perlu menyusun item inventori tertentu karena persediaan yang tersedia telah menurun. Sistem inventori juga memberikan maklumat kepada jabatan perakaunan berkenaan dengan jumlah nilai inventori yang dimiliki oleh syarikat.
Inventori Berkekalan
Sistem inventori berterusan mengemas kini setiap kali gudang menerima inventori daripada vendor serta setiap kali inventori kapal gudang kepada pelanggan. Sistem inventori kekal menyediakan baki inventori pada bila-bila masa. Keseimbangan ini sentiasa dikemas kini. Banyak syarikat menggunakan pengimbas dan kod bar untuk dengan mudah merekodkan perubahan dalam baki inventori. Syarikat-syarikat ini mengimbas kepingan inventori apabila mereka menghantar atau diterima, yang secara automatik mengemas kini keseimbangan dalam sistem inventori.
Inventori fizikal
Inventori fizikal terdiri daripada secara manual mengira setiap item inventori dan membandingkannya dengan kuantiti yang dicatatkan dalam sistem inventori. Sesetengah syarikat memisahkan pekerja menjadi dua kumpulan, dengan satu kumpulan mengira setiap item dan kumpulan kedua menceritakan setiap item. Ini membolehkan syarikat untuk membandingkan dua tuduhan dengan kuantiti yang dicatatkan dalam sistem dan mengenal pasti masalah inventori berpotensi. Kiraan inventori fizikal membolehkan syarikat menentukan kuantiti inventori dengan betul, mengenal pasti pelarasan inventori yang diperlukan dan menyiasat variasi.
Pelarasan Inventori
Kadang-kadang syarikat menemui percanggahan antara kuantiti sebenar dalam inventori dan inventori yang direkodkan. Apabila ini berlaku, syarikat mencatatkan pelarasan inventori untuk membetulkan imbangan inventori dalam sistem. Kuantiti penyesuaian timbul daripada membandingkan kuantiti sebenar dengan kuantiti sistem. Tujuan pelarasan inventori adalah untuk menjadikan sistem inventori sama dengan persediaan sebenar yang dimiliki oleh syarikat.
Variasi Inventori
Selepas melakukan inventori fizikal, syarikat menyiasat variasi kuantiti yang ditemui untuk menentukan sebab bagi varians. Variasi biasanya timbul akibat kesilapan, kecurian atau kemusnahan pekerja.
