Sebarang perniagaan yang menjual produk mempunyai inventori. Produk mesti berharga dengan tepat untuk memaksimumkan keuntungan dan bersaing dengan pesaing pasaran. Untuk melakukan ini, nilai produk dan kos untuk menghasilkannya mesti diketahui. Berikut adalah dua cara untuk merakam dan menjejaki maklumat penting ini - sistem persediaan kekal dan berkala.
Inventori yang ditetapkan
Kebanyakan berfikir inventori sebagai bekalan barangan di tangan yang ditawarkan untuk dijual. Walaupun ini benar, inventori juga nama untuk pelbagai akaun di mana akauntan atau pemegang buku menyimpan rekod maklumat ini. Peruncit yang membeli produk siap dan menjual semula mereka mungkin mempunyai sistem inventori yang agak mudah; pengeluar akan mempunyai banyak lagi akaun untuk mengesan nilai kerja yang sedang berjalan dan nilai bahan mentah yang digunakan dalam proses pengeluaran.
Sistem Inventori Berkekalan
Dengan sistem persediaan berterusan, semua urus niaga direkodkan ke akaun inventori apabila ia berlaku. Baki akaun mencerminkan inventori di tangan pada bila-bila masa. Kelewatan fizikal dalam merekodkan urus niaga adalah semua yang memisahkan baki dalam akaun dari masa nyata. Dengan penyelesaian teknologi seperti scanner point-of-sale, kelewatan ini boleh menjadi sangat kecil. Oleh sebab bilangan dan nilai inventori dikekalkan secara berterusan, tiada inventori fizikal diperlukan dengan sistem yang berterusan.
Sistem Inventori Berkala
Sistem berkala menggunakan beberapa akaun untuk mencatat jualan, pembelian produk baru dan pulangan pelanggan, antara lain. Akaun-akaun ini dikekalkan sehingga akhir tempoh inventori - yang boleh dijadikan bulanan, suku tahunan atau tempoh masa lain yang ditentukan oleh syarikat - kemudian didamaikan kepada akaun inventori. Pada masa itu, akaun urus niaga tidak dapat diselesaikan dalam persediaan untuk tempoh inventori seterusnya. Sistem inventori berkala juga memerlukan kiraan inventori fizikal pada akhir tempoh. Sebarang penyesuaian yang diperlukan untuk akaun inventori dibuat, dan tempohnya selesai.
Pengawasan Pengawalseliaan
Inventori adalah aset, seperti wang tunai dan hartanah. Seperti aset lain, inventori boleh dimanipulasi oleh pengurus yang tidak bertanggungjawab. Akta Sarbanes-Oxley tahun 2002, yang digubal sebagai tindak balas kepada skandal perakaunan awam pada masa itu, mengodkan keperluan bahawa maklumat yang dikeluarkan oleh syarikat itu tepat dalam semua aspek material. Firma mesti mengesahkan bahawa kawalan dalaman telah mencukupi dan berfungsi, dan semua penyata kewangan adalah tepat. Penalti disediakan untuk kegagalan untuk mematuhi. Perbuatan ini sebahagian besarnya memulihkan keyakinan terhadap ketepatan maklumat yang tersedia kepada bakal pelabur.
Cara Pilih
Faktor utama dalam menentukan sama ada untuk menggunakan sistem berkala atau berkekalan adalah keupayaan syarikat untuk merekodkan data jualan apabila ia berlaku. Teknologi membuat ini lebih cenderung daripada sebelumnya, begitu banyak syarikat akan memilih untuk sistem yang kekal. Sebuah syarikat yang, atas sebab apa pun, tidak dilengkapi untuk melakukan ini boleh memilih untuk sistem berkala. Dalam mana-mana hal, peraturan yang mengawal perakaunan inventori tertakluk kepada undang-undang dan piawaian industri perakaunan yang lazim, yang dikenali di Amerika Syarikat sebagai Prinsip Perakaunan Umum yang Diterima (GAAP).
