Sistem Sumber Manusia (HRS) adalah sistem teknologi maklumat yang menangkap, menyimpan dan berkongsi maklumat yang berkaitan dengan amalan, dasar dan pengurusan sumber manusia dalam organisasi. Ia juga dikenali sebagai sistem pengurusan sumber manusia (HRMS), sistem maklumat sumber manusia (HRIS), sistem pengurusan modal manusia (HCMS) dan teknologi maklumat sumber manusia (HRIT). HRS membantu organisasi mengurus semua aspek kompleks dan saling berkaitan sumber manusia, termasuk pematuhan dengan undang-undang pekerjaan persekutuan dan negara.
Struktur HMS
HRS mengautomasikan fungsi pengurusan sumber manusia yang penting, seperti pengurusan, pampasan dan faedah pekerja, dan sokongan keputusan. Ia terdiri daripada satu set pangkalan data bersepadu yang dikaitkan dengan unit pemprosesan fungsional, seperti pengambilan, masa dan kehadiran, bayaran, faedah dan pencen, kemahiran pekerja dan latihan. Kerana pangkalan data yang terintegrasi, maklumat asas, seperti nama pekerja, alamat dan nombor Keselamatan Sosial, hanya perlu dimasukkan sekali, selepas mana semua unit pemprosesan fungsional dapat mengambil dan menggunakan maklumat tersebut.
Pengurusan Kakitangan
HRS menangkap semua maklumat mengenai pekerja dari permohonan awal mereka untuk pekerjaan ke gaji akhir mereka. Ia menangkap maklumat pengenalpastian asas, tugasan kerja, maklumat prestasi, kadar gaji, inventori kemahiran pekerja dan sejarah latihan. Maklumat yang ditangkap dalam pangkalan data pengurusan pekerja juga digunakan untuk laporan pematuhan yang diperlukan untuk Suruhanjaya Peluang Kerja Sama (EEOC), seperti umur, jantina, asal negara, bangsa dan kecacatan.
Pampasan dan Manfaat
Fungsi pampasan dan faedah HRS mengumpul maklumat mengenai jam bekerja dan menggunakannya untuk mengira gaji, jumlah cukai persekutuan dan negeri dan potongan lain, seperti insurans kesihatan dan sumbangan persaraan. Sistem ini menghasilkan gaji atau deposit yang membayar terus ke dalam akaun bank pekerja. Ia juga menghitung percutian yang diperolehi dan cuti sakit dengan jumlah gaji dan jumlah yang terkini.
Sokongan keputusan
HRS mempermudah aktiviti pelaporan dan keputusan keputusan dengan menghasilkan laporan sumber manusia yang standard, seperti gaji, pekerja baru dan pemindahan pekerja. Maklumat ini digunakan untuk menguruskan perniagaan, mengukur prestasi organisasi dan merancang masa depan. HRS juga membolehkan pengguna menghasilkan laporan khas untuk menganalisis situasi tertentu dan mengenal pasti trend, seperti peningkatan perolehan pekerja dalam satu kawasan organisasi.
Perkongsian Maklumat
Sistem sumber manusia memudahkan perkongsian maklumat dan integrasi dengan sistem perniagaan penting lain organisasi, termasuk kewangan, perakaunan dan rantaian bekalan. Mereka juga membenarkan perkongsian data dengan pihak ketiga, seperti laporan untuk agensi kawal selia dan pindahan data ke dan dari pentadbir pelan insurans kesihatan dan persaraan.
Perkhidmatan Sendiri Pekerja
Banyak sistem sumber manusia termasuk fungsi layan diri pekerja yang beroperasi melalui pautan intranet - laman web aman dan persendirian milik syarikat. Menggunakan laman web ini, pekerja boleh mengemaskini maklumat peribadi mereka, memasuki waktu bekerja, mendaftar untuk latihan dan melihat percutian mereka yang terkumpul dan cuti sakit tanpa perlu menghubungi wakil sumber manusia. Pekerja boleh melihat maklumat mereka dari komputer di meja mereka, komputer riba atau dari kios komputer yang terletak di lantai kilang atau di gudang.
