Pada tahun 1980-an dan 1990-an, hanya syarikat-syarikat sederhana dan besar yang mampu memperoleh sistem maklumat sumber manusia yang mahal (HRIS). Program-program ini memerlukan komputer kerangka utama yang besar dan pengaturcara yang berkemahiran tinggi untuk mengendalikan dan menyelenggarakannya. Hari ini, hampir mana-mana syarikat tidak boleh hanya mampu, tetapi keperluan, sistem maklumat sumber manusia. Malah sebuah syarikat dengan kurang daripada 10 pekerja boleh membeli program HRIS asas yang boleh dipasang pada komputer desktop untuk mengautomasikan proses sumber manusia asas.
Apakah HRIS?
Pada asasnya, HRIS adalah pangkalan data atau gabungan pangkalan data yang berkongsi maklumat. Sebagai contoh, pangkalan data pengambilan pekerja menangkap semua maklumat yang berkaitan dengan aplikasi pekerjaan. Apabila perniagaan menggaji pekerja baru, maklumat demografi asas orang itu dikongsi dengan modul HRIS yang lain supaya ahli kakitangan HR tidak perlu memasukkan data semula.
Mengemaskini dan mempercepatkan Proses
HRIS mempunyai tiga komponen asas - maklumat pekerja, gaji dan faedah. Ini mewakili fungsi perniagaan teras jabatan sumber manusia organisasi. HRIS membantu mengotomatisasi dan menyelaraskan proses-proses ini, yang membebaskan staf HR untuk melakukan kerja projek dan menyelesaikan masalah. Contohnya, pekerja menggunakan nombor pengenalan atau "sapu" kad pengenalan pekerja untuk mendaftar setiap pagi pada jam waktu elektronik yang secara automatik memindahkan data ke HRIS. Ini menghapuskan keperluan kakitangan gaji untuk memasuki waktu kerja pekerja dari kad masa kertas ke dalam sistem gaji.
Proses permohonan kerja adalah satu lagi contoh yang baik tentang bagaimana HRIS dapat mengurangkan kos. Di banyak syarikat, calon memohon pekerjaan melalui Internet. Ini bermakna kakitangan HR tidak lagi perlu mengendalikan, menyusun dan mengemukakan aplikasi secara fizikal kepada jabatan yang sesuai.
Pelaporan dan Sokongan Keputusan
Oleh kerana proses HR asas adalah automatik dan semua maklumat yang diperlukan disimpan dalam pangkalan data yang berkaitan, HRIS mempermudah aktiviti pelaporan dan pengurusan keputusan pelaporan. Kebanyakan sistem termasuk pelbagai laporan HR yang boleh digunakan untuk menguruskan perniagaan dan merancang masa depan, seperti pampasan oleh tempoh bayar dan terkini, kemasukan faedah, dan masa dan kehadiran pekerja. Banyak sistem HR akan membolehkan pengguna untuk membangunkan laporan ad hoc untuk menganalisis isu tertentu atau mengenal pasti trend untuk membantu pengurusan dalam perancangan strategik.
Sokongan Pematuhan Undang-Undang
Sistem ini menghasilkan laporan dan dokumentasi yang dikehendaki oleh agensi negeri dan persekutuan, seperti W-2 Gaji dan Penyata Cukai, Suruhanjaya Peluang Kerja Sama EEO-1 dan Detail Laporan Majikan dan Laporan Laporan Penyakit dan Kecederaan Jabatan Buruh (OSHA 301 Laporan).
HRIS boleh membantu perniagaan dengan perjanjian buruh yang dirundingkan dengan memasukkan syarat-syarat perjanjian ke dalam operasi harian, seperti menjejaki kekananan untuk tujuan promosi, pemberhentian dan kenaikan gaji. Teknologi maklumat juga membantu Jabatan Sumber Manusia memantau isu keluhan dan prestasi pekerja.
Pautan HRIS
Bergantung pada kecanggihan sistem, program HRIS akan membolehkan perkongsian data dan integrasi dengan sistem perniagaan penting lain, seperti pengurusan kewangan dan pengurusan rantaian bekalan. Di samping itu, sesetengah sistem boleh menyediakan rangkaian kepada pembawa insurans kesihatan dan pentadbir dana persaraan. Ini membolehkan majikan dan pembawa insurans atau pentadbir dana untuk berkongsi maklumat pekerja dengan cepat dan mudah.
HRIS juga menghubungkan jabatan sumber manusia syarikat dengan pengurus dan pekerja mereka. Menggunakan Intranet - rangkaian komputer peribadi yang selamat yang dimiliki dan dikendalikan oleh syarikat - pekerja boleh memasuki waktu mereka bekerja, mendaftar dalam program faedah atau kursus pendidikan berterusan dan menerima komunikasi dari jabatan HR.
