Meja bantuan adalah pusat tindak balas untuk mendiagnosis dan mengarahkan masalah teknikal. Pekerja meja bantuan menyediakan sokongan untuk semua peralatan teknikal dalam syarikat. Meja bantuan selalu sibuk kerana masalah dengan pelbagai peralatan yang mereka dukung, dari pencetak ke komputer dan telefon. Masalah ini berbeza dari masalah latihan pekerja kecil ke masalah mesin utama. Menjalankan meja bantuan memerlukan kecekapan dan perhatian terhadap perincian. Artikel ini menerangkan bagaimana untuk menjalankan meja bantuan.
Menetapkan tahap sokongan. Berikan individu yang kurang latihan dan kepakaran ke tahap yang lebih rendah, dan mereka yang mempunyai lebih banyak latihan ke peringkat yang lebih tinggi. Para pekerja di peringkat yang lebih tinggi harus memiliki kemahiran dan kepakaran yang lebih teknikal. Masalahnya perlu melalui tahap yang lebih rendah terlebih dahulu. Jika mereka tidak dapat menyelesaikan masalah itu, maka ia akan naik ke tahap. Proses ini memastikan kecekapan dan membolehkan pekerja peringkat tinggi memberi tumpuan kepada pekerjaan peringkat tinggi.
Tentukan aliran. Isu pertama adalah bagaimana masalah itu datang ke meja bantuan. Kebanyakan masa, juruteknik mengambil panggilan memasuki data ke dalam perisian meja bantuan. Tahap sokongan terendah mendapat tugasan. Tentukan siapa yang bertanggungjawab memastikan masalah pengguna diselesaikan dengan kepuasannya. Ini adalah aspek aliran yang paling penting.
Mengesan semua isu, walaupun tetap dengan cepat. Tandakan masa dan tarikh pada setiap isu yang baru dibuka. Menginap dengan jelas pada masa dan tarikh membantu juruteknik mengurus isu dengan tepat pada masanya. Butiran penting lain untuk mengesan termasuk nombor mesin atau pengenalan dan maklumat pekerja. Menggunakan data ini, program meja bantuan boleh mengenal pasti mesin yang sering memecahkan dan mencari pekerja yang memerlukan latihan. Ia juga membantu juruteknik kurang berpengalaman melihat bagaimana orang lain menyelesaikan masalah tersebut.
Menyediakan latihan dan sokongan berterusan untuk kakitangan meja bantuan. Melatih setiap pekerja meja bantuan baru pada perisian meja bantuan. Mesin, peralatan dan perisian baru semuanya memerlukan latihan untuk pekerja meja bantuan supaya mereka dapat membetulkan isu pengguna. Mesyuarat dengan semua kakitangan memastikan semua orang berada di halaman yang sama dan perisian meja bantuan beroperasi dengan baik.
