Khidmat masyarakat adalah pekerjaan yang mulia - tetapi seringkali tidak akan terjadi tanpa kerja keras yang besar yang terjadi di belakang tabir. Mengadakan acara khidmat masyarakat adalah usaha yang pelbagai, dan tanggungjawab pengerusi untuk menghadiri setiap butiran. Perancangan maju adalah penting, melibatkan segalanya dari menetapkan matlamat untuk mendelegasikan tugasan. Sekiranya anda menangani senarai komponen terlebih dahulu, anda akan meningkatkan kemungkinan acara anda akan berjaya.
Pilih sebab. Ramai jenis projek berada dalam lingkungan khidmat masyarakat. Sesetengah idea termasuk projek untuk mempromosikan alam sekitar, menggalakkan keselamatan, memerangi jenayah atau membantu orang yang tidak mempunyai rumah.
Pertimbangkan sebab utama mengapa projek itu diperlukan. Sekiranya anda merancang acara itu bagi pihak organisasi, mengambil kira sama ada acara tersebut berada dalam semangat misi organisasinya.
Menetapkan matlamat. Tentukan matlamat tertentu projek dan pastikan ia dapat diukur. Matlamat yang boleh diukur akan membantu anda menilai peristiwa selepas selesai.
Reka bentuk acara. Pilih tarikh, masa dan tempat. Kemudian pertimbangkan apa yang diperlukan - seperti penceramah yang menarik, makanan atau aktiviti yang unik - untuk orang-orang untuk mempertimbangkan acara yang menyeronokkan dan berfaedah.
Menggariskan keperluan kakitangan. Butiran tugas khusus dan siapa yang akan melaksanakan tugas tersebut. Merekrut sukarelawan untuk mengisi jawatan ini.
Senaraikan sumber, bahan dan bekalan yang diperlukan. Untuk tujuan belanjawan, perhatikan sama ada setiap item akan disumbangkan atau dibeli. Sekiranya didermakan, rekodkan nilai tidak baik.
Melalui komunikasi bertulis atau persembahan peribadi, menjemput rakan kongsi yang berpotensi - seperti penaja acara yang mungkin - untuk mengambil bahagian dalam acara tersebut. Kongsi cerita yang menarik mengenai bagaimana projek anda memberi kesan positif kepada komuniti. Kemudian jelaskan kepada mereka apa yang boleh mereka lakukan untuk membantu.
Lengkapkan anggaran yang dicadangkan yang menunjukkan semua pendapatan dan perbelanjaan yang diharapkan. Menggabungkan semua sumber, bahan dan bekalan dari senarai anda ke dalam belanja perbelanjaan. Pastikan nilai item yang disumbangkan ditunjukkan dalam belanjawan.
Menggalakkan acara itu. Berkomunikasi dengan semua cara yang boleh dilaksanakan, seperti siaran berita, surat langsung, jemputan peribadi, poster, pengumuman laman web dan melalui pelbagai saluran media sosial. Kata-kata mulut mudah juga sangat berkesan untuk mendapatkan kata keluar. Pastikan untuk mempromosikan acara tersebut ke sekolah-sekolah kawasan (jika sesuai) kerana ramai pelajar dikehendaki melakukan jam khidmat masyarakat dan mungkin bersedia untuk mengambil bahagian.
Buat rencana pelan alternatif sekiranya berlaku sesuatu yang salah - tidak pernah menyakitkan untuk mempunyai Pelan B. Jelaskan masalah yang berpotensi (seperti cuaca buruk) yang dapat menjejaskan penyelesaian projek yang berjaya. Kemudian rumuskan penyelesaian kepada masalah ini (seperti memindahkan peristiwa di dalam).
Merumuskan pelan tindakan tertentu. Senaraikan langkah-langkah tertentu untuk membawa projek itu berjaya diselesaikan. Tunjukkan tarikh dirancang untuk setiap langkah. Melepaskan langkah-langkah untuk hari acara ke senarai berasingan, kerana ini mungkin senarai paling terperinci dan paling dirujuk semasa acara itu sendiri.
