Banyak syarikat mengeluarkan kad kredit kepada pekerja untuk pelbagai pembelian, termasuk bekalan pejabat, makanan berkaitan perniagaan dan perbelanjaan perjalanan. Walau bagaimanapun, pada masa yang sama, pekerja mungkin menyalahgunakan kad kredit syarikat, sebaliknya melengkapkannya untuk perbelanjaan yang berkaitan dengan jenis pekerjaan yang salah atau, lebih buruk, untuk kegunaan peribadi, termasuk pendahuluan tunai, perjalanan peribadi, perbelanjaan berkaitan rumah dan banyak lagi. Sebaik sahaja anda mengetahui bahawa pekerja telah menggunakan kredit syarikat dengan tidak sesuai, bertindak dengan cepat supaya pekerja lain tidak mengikuti atau penyalahgunaan terus.
Lihat rekod kredit syarikat untuk menentukan caj yang tidak sesuai atau tidak berkaitan dengan syarikat. Serlahkan mereka dan buat salinan untuk kedua-dua jabatan kewangan dan, jika perlu, fail kakitangan pekerja. Ini bukan sahaja memberi anda idea tentang berapa banyak kad yang telah disalahgunakan, tetapi juga memberi anda rujukan untuk digunakan ketika bercakap dengan pekerja.
Berunding dengan sumber manusia sebelum anda bercakap dengan pekerja. Kemungkinan mereka akan berada di dalam bilik dengan anda apabila anda meminta pekerja mengenai caj tersebut. Lebih-lebih lagi, mereka dapat memberitahu anda bagaimana untuk meneruskan sekiranya pekerja mengakui untuk menyalahgunakan kad itu untuk kegunaan peribadi, terutamanya jika dia tahu ia melanggar peraturan syarikat.
Jadualkan pertemuan dengan pekerja. Tanya jika dia menerima salinan garis panduan syarikat apabila dia menerima kad tersebut. Ini memberitahu anda jika dia mengetahui dasar mengenai penggunaan kredit syarikat. Beri dia peluang untuk menjelaskan dan mengetahui sama ada pertuduhan itu disengajakan, jika dia juga bertanggungjawab atas tuduhan itu atau jika ini hanyalah satu kes menggunakan kad yang salah untuk jenis pembelian yang salah. Sekiranya tindakan itu berniat jahat dan disengajakan, maka anda perlu mengambil tindakan tatatertib. Keterukan disiplin itu harus bergantung pada rekod keseluruhannya serta jumlah yang dikenakan, kesediaannya untuk mengakui ketidakpeduliannya dan tahap penyesalan yang ditunjukkannya. Catat perbualan, dengan izinnya, sekiranya anda perlu meneruskan perkara itu lebih lanjut, seperti memfailkan tuduhan jenayah.
Mulakan apa sahaja tindakan sesuai dengan tahap penyalahgunaan. Jika ia hanyalah masalah penyalahgunaan yang tidak disengajakan, maka mengulangi garis panduan mengenai penggunaan kad dan memberi peluang kepada pekerja lain. Sekiranya caj tersebut adalah bertujuan, gunakan garis panduan syarikat anda untuk membuat keputusan terbaik dan mengambil kira sejarah pekerja dan jenis caj.Sekiranya caj itu beribu-ribu, yang dianggap kecurian besar di kebanyakan negeri, dan anda mungkin tidak mempunyai pilihan selain menghubungi jabatan polis tempatan anda dan minta mereka menuduh pekerja.
Institut garis panduan garis panduan mengenai penggunaan kad kredit. Mengikut laman web Perniagaan Di Dalam Indiana, semak caj setiap bulan dan tandakan mereka yang kelihatan mencurigakan. Jadikan peraturan untuk pekerja bertanya sebelum membuat apa-apa caj atas sejumlah wang. Hadkan bilangan kad yang anda berikan kepada pekerja, yang hanya membenarkan mereka yang perlu membeli pembelian secara tetap untuk perniagaan untuk mengekalkan akaun kredit syarikat.
