Perubahan organisasi adalah sukar, tetapi apa yang lebih sukar adalah mengkomunikasikan perubahan ini kepada pekerja. Ramai pengurus berasa kecewa dengan nada yang betul ketika membuat pengumuman awal, tetapi banyak isu lain harus dipertimbangkan juga. Menjawab soalan pekerja, memberi perhatian kepada kebimbangan mereka dan menjaga komunikasi yang mengalir dalam masa yang tidak menentu adalah semua unsur penting dalam mengumumkan dan melaksanakan perubahan.
Buat rancangan pelan komunikasi yang jelas. Buat senarai segala yang mesti disampaikan kepada pekerja mengenai perubahan organisasi. Menjangkakan soalan yang mungkin ada mengenai perubahan dan bersedia menjawabnya. Sertakan mata yang akan anda jalani dalam pengumuman awal serta bagaimana anda akan terus berkomunikasi dengan pekerja mengenai perubahan ketika mereka mula berlaku. Kongsi atau buat rancangan ini dengan orang lain dalam jawatan pengurusan supaya anda menyampaikan mesej yang konsisten kepada pekerja sepanjang perubahan.
Terangkan kepada pekerja apa yang mendorong perubahan organisasi. Jelaskan masalah khusus yang dihadapi oleh syarikat termasuk bagaimana dan mengapa mereka perlu ditangani. Sekiranya syarikat itu mengalami keuntungan yang rendah, peningkatan kos atau semangat kerja yang buruk, jelaskannya kepada pekerja.
Tentukan kepada pekerja bagaimana perubahan organisasi akan meningkatkan syarikat. Terangkan bagaimana ia akan memberi kesan positif kepada syarikat secara keseluruhan (dengan meningkatkan keuntungan atau meningkatkan reputasi syarikat, contohnya). Tekan bagaimana perubahan ini akan memberi manfaat kepada pekerja individu sendiri. Terus menekankan manfaat pelan walaupun selepas pengumuman.
Berikan pekerja kerangka waktu untuk perubahan. Beritahu mereka apabila perubahan akan bermula dan berapa lama mereka akan mengambil. Jika anda tidak pasti dengan kerangka waktu yang tepat, jujur dan biarkan pekerja tahu apabila mereka boleh mengharapkan jawapan.
Kongsi keraguan dan pertanyaan anda sendiri. Jika terdapat maklumat mengenai perubahan yang sulit atau masih belum diselesaikan, beritahu pekerja bahawa anda akan memberitahu mereka lebih banyak lagi apabila anda boleh dan cuba memberi mereka masa yang mungkin mengharapkan jawapan untuk mengurangkan spekulasi.
Memberi peluang kepada pekerja untuk bertanya atau menyatakan keraguan atau masalah yang dihadapi dengan perubahan. Jemput pekerja untuk berbincang dengan anda atau pengurusan lain dengan kerap tentang sebarang kebimbangan yang mereka alami sepanjang proses tersebut. Jawab soalan yang sukar seperti yang anda boleh.
Berkomunikasi dengan pengurus dan pekerja dengan kerap kerana perubahan berlaku. Sediakan apa-apa maklumat baru yang timbul dengan segera. Beritahu pekerja jika rancangan berubah dan jelaskan mengapa ia telah berubah. Jadilah terbuka sepanjang proses supaya pekerja tidak merasakan bahawa mereka sedang disimpan dalam kegelapan.
