Pekerja yang berlepas boleh menyebabkan beberapa sakit kepala untuk perniagaan, termasuk gangguan dalam perkhidmatan pelanggan, kecacatan pelanggan dan kehilangan jualan. Dengan menggunakan surat pengumuman untuk memberi amaran kepada pelanggan mengenai keberangkatan pekerja boleh menjadi strategi perhubungan awam yang positif dan proaktif untuk membantu anda menjadikan limun yang berpotensi menjadi limun.
Tetapkan Matlamat Anda untuk Surat
Putuskan mengapa anda mahu atau perlu menghubungi pelanggan anda untuk memberitahu mereka tentang keberangkatan ahli kakitangan. Gunakan senarai bullet point untuk membantu anda menyesuaikan huruf yang berlainan dengan keperluan yang berbeza dari pelanggan yang akan anda hubungi. Sebagai contoh, anda mungkin perlu meyakinkan beberapa pelanggan yang tidak akan ada gangguan dalam penghantaran atau perkhidmatan pelanggan. Anda mungkin perlu membiarkan pelanggan lain mengetahui bahawa mereka mempunyai kenalan baru di syarikat anda, siapa orang itu dan bahawa wakil baru akan memanggil mereka. Anda mungkin ingin mengatasi khabar angin, memaklumkan kepada pelanggan bahawa pekerja yang bercerai mempunyai klausa yang tidak bersaing yang anda mahu untuk menguatkuasakan, atau pekerja tersebut meninggalkan istilah yang baik.
Bercakap dengan Kakitangan
Bertemu dengan pekerja untuk membincangkan rancangan anda untuk menghubungi pelanggan. Tanya petugas untuk petua untuk berkomunikasi dengan klien tertentu, berdasarkan hubungannya dengan mereka, pengetahuan tentang sejarah dan keperluan mereka, dan pemikiran tentang potensi potensi mereka. Tanya pekerja jika dia ingin alasan untuk berlepas berkomunikasi atau jika anda perlu meninggalkan surat tersebut. Sekalipun anda memisahkan diri dari seorang pekerja dengan istilah buruk, tidak seorangpun dari anda harus membakar jambatan dan merosakkan reputasi seseorang di pasaran.
Tentukan Penerima
Tuliskan senarai penerima surat itu, supaya anda boleh menyesuaikan kandungannya masing-masing. Dokumentasikan sebab-sebab yang anda menulis setiap klien di sebelah nama pelanggan, dan membuat nota tentang apa-apa kandungan tertentu yang anda mahu masukkan atau hilangkan dalam surat klien itu.
Tulis Draf Pertama
Tulis draf huruf pertama, alamat klien dengan nama. Mulakan dengan memberikan keyakinan, seperti, "XYZ Co. sentiasa berbangga dengan keupayaan kami untuk menyediakan perkhidmatan pelanggan yang cemerlang melalui kakitangan profesional yang terlatih kami." Kemudian, beri amaran kepada pelanggan bahawa pekerja anda meninggalkan, dan mengapa, jika anda mempunyai memutuskan untuk memasukkan maklumat itu. Berikan perhatian kepada klien yang mungkin ada dan beritahu bagaimana anda akan membincangkannya. Memperkenalkan hubungan baru pelanggan dan maklumat hubungannya dan pastikan untuk memasukkan sebarang tarikh peralihan yang sesuai. Tambah mesej yang memanggil mana-mana maklumat penting yang anda ingin nampak, seperti hakikat bahawa kenalan baru akan memanggil untuk memperkenalkan dirinya minggu ini. Selesaikan dengan jemputan kepada pelanggan untuk menghubungi anda secara peribadi jika pelanggan mempunyai sebarang pertanyaan.
Muktamadkan Surat
Mempunyai pengurus utama anda dan kenalan baru setiap pelanggan menyemak draf surat yang berbeza yang anda buat untuk mendapatkan input. Sebaik sahaja anda telah menerima input pada draf pertama surat pelanggan anda, buat salinan terakhir. Biarkan ahli kakitangan yang sesuai melihat draf akhir sebelum ditandatangani dan diedarkan.
