Mengucapkan selamat tinggal tidak pernah mudah, sama ada hubungan personal atau profesional yang anda tinggalkan. Tetapi apabila anda memisahkan cara dengan pelanggan anda, apa pun sebabnya, penting untuk disengajakan, telus dan bijaksana semasa anda berkongsi berita. Pelanggan anda telah memainkan peranan penting dalam perniagaan anda dan anda harus memperlakukannya dengan begitu.
Buat Surat Bermakna
Menulis surat perpisahan kepada pelanggan tidak perlu rumit. Tetapi ia perlu dilakukan secara tepat pada masanya. Ramai daripada kita tergesa-gesa melalui pengakhiran kerana takut akan emosi yang akan timbul atau mereka tidak dirancang dengan baik atau melangkau sepenuhnya ketika kita bergerak maju ke arah kita sendiri. Ia tidak perlu seperti itu. Tandakan peristiwa itu dan hormati peranan pelanggan anda dalam perniagaan anda.
Ketahui Pembaca Anda
Ia mungkin kelihatan jelas, tetapi penting untuk jelas mengenai sebab surat-menyurat kepada pelanggan. Adakah anda akan keluar dari perniagaan? Adakah anda bersara? Atau adakah anda menghapuskan "masalah" pelanggan dari syarikat anda? Adakah anda mempunyai hubungan yang lebih formal dengan pelanggan anda atau lebih kasual? Menjelaskan siapa surat yang diarahkan dan hubungan anda dengan mereka akan membantu anda menentukan cara menulis dengan isu-isu menangani suara yang sesuai.
Sebagai contoh, jika anda menulis surat perpisahan kepada sekumpulan pelanggan yang tidak diingini, anda boleh menggunakan apa yang disebut pendekatan kambing hitam, yang memberitahu anda
Jadilah ringkas, tapi hangat
Kemungkinan, apa pun alasan anda, surat anda akan memberi kesan kepada pelanggan anda. Apabila anda menulis surat anda, fikirkan mesej anda. Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas tetapi gunakan nada yang mesra dan mudah didekati. Anda menyampaikan maklumat kepada pelanggan anda dan penting untuk menjadi seperti yang mungkin. Penjelasan panjang dengan butiran tidak diperlukan;
Jangan Mengebumikan Berita
Dalam hubungan profesional, perenggan pertama surat pelanggan selamat datang dengan jelas menunjukkan bahawa hubungan pelanggan sedang ditamatkan, tempoh masa dan status perkhidmatan yang dipersetujui dalam mana-mana kontrak atau perjanjian yang dikeluarkan sebelumnya. Dengan melakukan ini, anda menetapkan nada dan membuat surat-menyurat anda jelas. Mencuba untuk menaikkan tamat atau mengebumikan berita buruk hanya akan mengelirukan kepada pelanggan.
Sediakan Pelanggan Anda Untuk Perubahan
Dalam kes-kes di mana anda mengucapkan selamat tinggal kepada pelanggan anda kerana anda meninggalkan syarikat, jelaskan tentang apa yang berlaku seterusnya. Pelanggan harus mempunyai pemahaman yang baik pada akhir surat mengapa anda meninggalkan, garis masa anda dan apa yang dapat mereka harapkan. Sentiasa sertakan cara untuk pelanggan anda menghubungi syarikat anda dan beritahu mereka langkah seterusnya.
Menulis surat perpisahan kepada pelanggan anda tidak perlu menjadi pengalaman negatif. Malah, ia boleh meningkatkan kredibiliti dan profesionalisme anda. Pastikan ia mudah, ringkas dan jelas serta, tindakan anda akan dihargai.
