Salah satu ciptaan yang memainkan peranan yang besar dalam operasi perniagaan ialah pemproses perkataan. Pada mulanya dilancarkan pada tahun 1800-an dalam bentuk mesin taip, perisian pemprosesan perkataan berasaskan komputer hari ini melakukan tugas kabinet fail, mesin taip dan pena dakwat digabungkan. Bersama-sama dengan pelbagai keupayaan, kemudahan penggunaan dan kemampuan membuatnya menjadi pelaburan perniagaan yang masuk akal.
Membuatnya Lebih Mudah Buat Templat
Di dalam tetapan pejabat, dokumen yang paling sering digunakan adalah selaras dengan senario individu. Ini biasanya dilakukan dengan membuat templat menggunakan perisian pemproses kata seperti MS Word atau Pages.
Templat adalah dokumen yang dicipta sebagai titik permulaan untuk dokumen masa hadapan. Bersama-sama dengan kelonggaran menambah dan mengeluarkan data, template menawarkan pengguna keupayaan untuk mengedit dan mencetak beberapa salinan surat perniagaan penting, semua dengan maklumat utama yang berbeza.
Membuatnya Lebih Mudah untuk Menyimpan dan Mengamankan Dokumen
Ciri "simpan" atau "simpan sebagai" yang ditawarkan oleh dokumen pemprosesan perkataan membolehkan pengguna memberikan dokumen nama yang tidak dapat dilupakan dalam lokasi fail yang sama atau dalam lokasi fail yang berlainan. Apabila dokumen disimpan ke komputer yang selamat, maklumat klien dilindungi dan mudah diperoleh pada bila-bila masa.
Ciri perlindungan kata laluan yang tersedia dalam dokumen terbuka menghalang perubahan yang tidak dibenarkan kepada dokumen penting. Ini dapat membuktikan berguna sekiranya banyak orang bergantung kepada maklumat dalam dokumen ini untuk melaksanakan pekerjaan mereka (mis., Pemproses tuntutan insurans perubatan yang membayar tuntutan mengikut perjanjian kontrak yang dibuat dengan doktor).
Menjimatkan Masa dan Alam Sekitar
Apabila ciri perisian pemproses kata digunakan bersama dengan kemahiran organisasi yang baik, ini menjimatkan masa pengguna. Daripada menghabiskan masa menyusun dan mencari kertas kerja yang salah atau tidak tepat, menggunakan ciri carian komputer menjadikan mencari fail mudah.
Selain itu, pemprosesan kata memberi manfaat kepada alam sekitar dengan mengurangkan jumlah dokumen yang diperlukan untuk melaksanakan tugas harian (mis. Pengarsipan, menghantar surat, menghantar agenda mesyuarat). Dengan menghantar dokumen melalui e-mel yang dijamin, kos sisa pos dan kertas dikurangkan dengan ketara.
