Kebanyakan sesiapa yang bekerja diberkas setiap hari oleh e-mel yang tidak berkesudahan. Banyak e-mel ini dengan cepat diimbas dan dipadam, jika mereka juga dibuka sama sekali. Apabila anda menghantar e-mel perniagaan kepada rakan sekerja, pekerja atau pelanggan, anda tidak mahu ia berakhir di timbunan buang. Memperkenal diri dengan format e-mel perniagaan boleh membuat perbezaan di antara anda membaca e-mel dan membuangnya di dalam sampah maya.
Apakah Format Perniagaan E-mel?
Format e-mel perniagaan adalah amalan yang baik untuk menghantar sebarang jenis surat-menyurat bagi pihak syarikat anda. Ia menyediakan struktur rasmi yang membantu anda menyampaikan mesej anda dan mendapat respons.
Unsur-unsur e-mel perniagaan termasuk:
- Garis subjek terperinci. Gunakan baris subjek yang menggalakkan pembaca untuk membuka e-mel anda. Semakin khusus anda, semakin baik. Termasuk beberapa perkataan mengenai apa yang berlaku mengenai e-mel - Mesyuarat Minggu Seterusnya untuk Bincang Cadangan - bukan perkataan yang samar-samar, seperti Hello. Menjadi khusus membantu menghalang e-mel anda daripada ditangkap dalam penapis spam, tidak pernah menjadikannya kepada penerima di tempat pertama.
- Ucapan profesional. Bagaimana anda menyambut orang itu bergantung pada hubungan anda yang sudah ada, jika anda mempunyai satu. Sekiranya anda menjangkau seseorang yang baru atau yang berada dalam kedudukan yang lebih senior, sesuai untuk menggunakan ucapan yang lebih formal seperti Dear Mr. Jones. Jika anda telah bekerja dengan orang ini sebelum dan mempunyai hubungan yang lebih santai, tidak mengapa untuk menggunakan nama pertama orang itu, seperti Hai, Kim. Pastikan nama orang dieja betul, dan alamat e-mel adalah betul.
- Mesej ringkas. Badan email bisnis harus langsung dan ke titik. Orang yang membacanya tidak selalu mempunyai banyak masa, jadi jangan terlalu panjang dan terperinci. Gunakan ayat dan paragraf pendek, dan masukkan hanya maklumat yang berkaitan. Sebagai contoh, satu atau dua ayat mengenai kenapa anda ingin bertemu dan masa yang dicadangkan. Ini juga memudahkan orang untuk membaca mesej di telefon mereka, di mana mereka mungkin membuka e-mel. Pastikan anda menggunakan pemformatan emel asas, walaupun anda tergoda untuk menggunakan banyak warna atau emojis.
- Tandatangan. Apabila menghantar e-mel perniagaan, ia sentiasa merupakan idea yang baik untuk ditutup dengan tandatangan e-mel. Termasuk nama anda, tajuk pekerjaan, syarikat dan maklumat hubungan. Ia juga boleh memasukkan pautan ke media sosial atau laman web anda, menjadikannya mudah bagi penerima untuk mengaksesnya. Hanya jangan masukkan begitu banyak maklumat yang kelihatannya berantakan. Tandatangan anda boleh diprogramkan ke dalam tetapan e-mel anda supaya ia dimasukkan secara automatik pada sebarang e-mel yang anda hantar.
Kenapa Anda Perlu Tahu Format Perniagaan E-mel
E-mel perniagaan pada dasarnya seperti mana-mana surat perniagaan lain, tetapi dihantar secara elektronik. Dan, seperti mana-mana surat perniagaan, pastikan anda menggunakan format yang betul supaya anda dapat melihat seberapa profesional yang mungkin. Anda tidak mahu menghantar e-mel yang terlalu kasual atau tidak peribadi, terutamanya untuk kebimbangan perniagaan yang penting.
Format e-mel perniagaan menyediakan struktur mudah yang boleh disesuaikan dengan sebarang e-mel perniagaan. Ia direka untuk memberitahu penerima dengan tepat apa mesejnya dan mendorong mereka untuk membuka e-mel dan membacanya. Format e-mel perniagaan juga membolehkan anda menjadi formal atau kasual, bergantung kepada penerima. Sentiasa kekal profesional dan mesra di dalam e-mel anda. Tulis dengan cara yang menggalakkan penerima membaca mesej anda dan membalas permintaan anda.
Anda mewakili perniagaan anda dengan setiap e-mel yang anda hantar. Belajar format e-mel perniagaan boleh membantu anda membuat kesan yang baik pada orang yang anda bekerjasama dan orang yang anda ingin bekerjasama.
Contoh Format Perniagaan E-mel
Cara yang tepat di mana anda memformat e-mel perniagaan anda bergantung kepada keperibadian anda, apa yang e-melnya dan siapa yang anda hantar. Ikuti format e-mel perniagaan asas ini:
Subjek: Kajian Pelan Pemasaran Musim Panas
Hai Sam,
Dilampirkan ialah pelan pemasaran musim panas yang saya sediakan. Saya akan menghargai jika anda boleh menyemak dan beritahu saya jika anda mempunyai sebarang cadangan.
Adakah anda mempunyai masa untuk membincangkan ini dengan saya Selasa atau Rabu?
Terima kasih,
Jenny
tajuk, nama syarikat dan maklumat hubungan
Seperti biasa, pastikan semakan ejaan dan tatabahasa sebelum anda memukul hantar.
