Sesi taklimat kakitangan yang dijadualkan secara berkala adalah alat komunikasi penting. Daripada bergantung pada memo atau e-mel, anda mengambil pendekatan tatap muka. Ini bukan sahaja menawarkan peluang untuk memberikan maklumat yang relevan, tetapi juga untuk menjawab soalan dan menjelaskan kemungkinan salah faham. Walau bagaimanapun, tidak seperti jenis mesyuarat lain, sesi taklimat biasanya memberi tumpuan kepada operasi perniagaan atau projek dan tidak lebih dari 15 minit hingga 30 minit.
Peraturan Asas
Walaupun sesi taklimat sering tidak formal, peraturan dasar untuk kelakuan dan komunikasi yang baik masih harus diterapkan. Rangka masa yang singkat menjadikannya penting untuk mewujudkan peraturan yang memastikan orang lain mendengar ketika seseorang berbicara, yang menyimpan komunikasi ke titik dan profesional, dan yang menggalakkan pertanyaan dan maklum balas yang produktif. Di samping itu, kerana sesi taklimat memberi fokus kepada pembaharuan dan maklumat lain yang berkaitan, kakitangan harus memahami bahawa ini bukanlah tempat untuk membahaskan dasar atau keputusan syarikat.
Bekerja dari Agenda Predetermined
Sediakan agenda sebelum taklimat bermula. Ini adalah perlu untuk memastikan taklimat itu merangkumi kedua-dua barang standard dan sebarang berita pecah. Contohnya, agenda untuk taklimat staf pra-shift mungkin termasuk tugasan kerja, pelarasan penjadualan dan maklumat mengenai peristiwa yang berlaku semasa peralihan sebelumnya. Anda boleh mengedarkan agenda atau meminta ahli untuk mengambil nota. Matlamatnya adalah untuk memastikan anda berada di landasan dan pastikan taklimat itu bermanfaat.
Mulakan dengan Bang
Luangkan dua minit pertama setiap taklimat yang memberi tenaga dan memberi motivasi kepada kakitangan. Mulakan dengan pengumuman berita baik, seperti mengucapkan tahniah kepada pasukan untuk memenuhi matlamat jualan pada hari sebelumnya, mengalu-alukan pekerja baru atau mengumumkan tarikh untuk hari penghargaan pekerja. Menurut Albert Mensah, seorang jurulatih dan pengarang profesional, apa yang anda bercakap tidak begitu penting sama ada ia menghasilkan kesan motivasi.
Pertanyaan Rizab untuk Akhirnya
Rizab sebahagian besar masa untuk mengedarkan maklumat. Beritahu ahli kakitangan bahawa anda akan mengambil soalan dan menjelaskan maklumat pada akhirnya, bukan semasa taklimat. Ini penting untuk memastikan anda kekal dalam kerangka waktu dan memastikan perhatian setiap orang memberi tumpuan kepada maklumat yang ada. Jika anda tidak dapat menjawab soalan dengan segera, dapatkan jawapan sebaik sahaja taklimat berakhir dan susulan secepat mungkin, terutamanya untuk soalan-soalan sensitif masa.
