Kejayaan atau kegagalan sesebuah organisasi sering bergantung kepada keupayaannya untuk berkomunikasi dengan anggotanya, menurut Jabatan Komunikasi di California State University. Teknologi baru, bercampur dengan khalayak pelbagai budaya, telah meningkatkan kepentingan komunikasi organisasi, tetapi juga menjadikan bidang ini lebih kompleks. Memahami sesetengah halangan biasa dapat meningkatkan keupayaan organisasi untuk berkomunikasi.
Struktur yang cacat
Para penonton memerlukan struktur untuk memahami mesej, dan banyak komunikasi ditakdirkan kerana mereka tidak mempunyai organisasi yang sesuai, kata Lee Hopkins, yang telah menulis lebih daripada 130 artikel mengenai komunikasi perniagaan. Struktur adalah kritikal, kerana tanpa pengenalan, tubuh dan rapat, penonton akan mempunyai masa yang sukar untuk mengekalkan, mengingatkan dan memproses maklumat. Peraturan ini digunakan untuk sebarang komunikasi, mulai dari e-mel ke persembahan awam, dan kepada penonton apa-apa saiz.
Andaian
Andaian dua komunikasi biasa dapat mengelirukan bencana untuk kejayaan komunikasi organisasi. Satu menganggap bahawa semua anggota organisasi mempunyai asas pengetahuan yang sama seperti pengirim mesej. Yang lain berfikir bahawa maklumat akan tersebar dengan tepat dan berkesan dengan sendiri setelah hanya satu atau dua orang ahli menerimanya. Perpustakaan Pengurusan Bebas, panduan dalam talian artikel kepimpinan, mengesyorkan agar pengurusan secara proaktif, teliti dan berkomunikasi secara strategik dengan ahli-ahlinya. Cadangan khusus dari Perpustakaan Pengurusan Bebas termasuk mengadakan mesyuarat tetap antara pekerja dan pemimpin serta antara jabatan yang berbeza. Petua lain termasuk memberikan pekerja salinan bertulis huraian kerja, buku panduan pekerja dan bahan syarikat kritikal yang lain.
Ketergantungan pada Teknologi
Terlalu banyak kebergantungan terhadap teknologi baru seperti SMS, Twitter atau laman web media sosial lain mungkin bermakna bahawa tidak semua anggota organisasi secara harfiah mendapat mesej tersebut. Sebagai contoh, blog yang susah sekali tidak akan berguna kepada ahli yang perlu menyelesaikan tugas tanpa akses internet. Jim Shaffer, pengarang "The Leadership Solution," mengesyorkan bahawa mereka yang bertanggungjawab untuk komunikasi organisasi mengkaji semula rancangan mereka untuk memastikan mereka menggunakan kaedah yang menyampaikan maklumat yang diperlukan oleh pelanggan dan pekerja, dan bukan bergantung pada format yang bergaya atau menarik.
Terlalu banyak maklumat
Satu lagi kesilapan yang biasa adalah mempercayai bahawa menambahkan butiran selepas terperinci kepada komunikasi akan menjadikannya lebih persuasif apabila, sebenarnya, terlalu banyak maklumat dapat mengubah penonton. Kesederhanaan adalah kunci untuk mewujudkan komunikasi organisasi yang kekal dengan penonton. Tidak peduli betapa anda suka produk, memahami idea atau pengalaman dengan industri, berpegang kepada dua atau tiga perkara utama, bukannya bercakap atau menulis tentang semua yang anda tahu, untuk mendapatkan mesej anda.
Melupakan Tentang Kepatuhan
Mereka yang bertanggungjawab untuk komunikasi organisasi harus sedar tentang isyarat nonverbal yang dapat meningkatkan mesej yang disediakan atau sepenuhnya mengurangi atau mengganggu maknanya. Dalam budaya Barat, hubungan mata, postur dan baju yang sesuai sesuai dengan situasi yang menunjukkan pengirim mesej itu berminat, hormat, ikhlas dan berwibawa, menurut mindtools.com.
