Agenda mesyuarat perniagaan digunakan untuk menyampaikan perkara-perkara penting yang akan dibincangkan dalam satu mesyuarat. Dokumen ini membolehkan semua peserta menyediakan persediaan yang secukupnya untuk topik pertemuan.
Agenda mesyuarat perniagaan mesti menjawab soalan-soalan tertentu: Apakah topik untuk perbincangan? Kenapa perlu dibincangkan? Siapa yang akan terlibat dalam perbincangan? Siapa yang menjaga topik tertentu? Berapa lama topik dibincangkan dalam mesyuarat?
Perkara yang anda perlukan
-
Komputer
-
Permohonan pemprosesan kata
Buat dokumen baru dengan Agenda Mesyuarat sebagai tajuk dan nama fail. Untuk kemudahan anda, anda mungkin mahu memformat nama fail anda dengan cara ini: Mesyuarat Agenda_YYYY_MM_DD. Dengan cara ini, apabila anda melihat ke dalam folder anda, apa-apa agenda khusus akan mudah dicari.
Masukkan tarikh mesyuarat, tempat dan nama orang yang menghadiri mesyuarat. Maklumat ini akan membuktikan penting, terutamanya dalam menjejaki kemajuan topik, projek atau isu tertentu.
Buat jadual dengan 5 lajur, bertajuk "Agenda Mesyuarat Perniagaan pada (tarikh mesyuarat)."
Taip "Topik" sebagai tajuk lajur pertama. Kemudian masukkan setiap topik mesyuarat untuk dibincangkan.
Kunci "Matlamat / Sasaran" sebagai tajuk lajur kedua. Sangat ringkas menyatakan hasil akhir yang dikehendaki bagi setiap topik semasa mesyuarat.
Taip "Pasukan" sebagai tajuk lajur ketiga. Perhatikan orang yang akan bertanggungjawab untuk membentangkan topik atau bercakap bagi pihaknya. Sekiranya topik mempunyai pemimpin pasukan, pastikan anda perhatikan juga.
Kunci "Strategi" sebagai tajuk lajur keempat. Senaraikan bagaimana anda merancang untuk menangani topik tersebut. Contohnya termasuk "brainstorming" untuk menghasilkan idea, "semakan" untuk mencari hasil atau projek yang dipilih, "keputusan" jika keputusan perlu dibuat, atau "maklumat" jika maklumat umum perlu dikongsi.
Taip "Masa" sebagai tajuk lajur kelima. Nyatakan bilangan minit yang setiap topik akan diperuntukkan untuk perbincangan. Ini adalah perlu untuk mengekalkan aliran idea yang baik di dalam bilik mesyuarat dan untuk menyediakan struktur kepada mesyuarat anda.
Simpan dokumen anda selepas memasukkan semua maklumat yang diketahui dalam setiap baris.
Petua
-
Jadual adalah cara asas untuk menganjurkan topik untuk perbincangan dalam mesyuarat. Anda bebas memformat agenda mesyuarat perniagaan anda secara berbeza, selagi item yang diberikan semuanya dimasukkan.
Adalah penting untuk memperuntukkan masa yang mencukupi untuk membincangkan topik pilihan anda, tetapi tidak terlalu banyak masa, sebaliknya perbincangan cenderung untuk diteruskan. Tanya kepada penyampai berapa banyak masa yang diperlukan untuk menyampaikan topik mereka.
Pastikan semua orang yang menghadiri mesyuarat menerima agenda sekurang-kurangnya sehari sebelum mesyuarat yang dicadangkan. Ini akan memberi masa kepada semua orang untuk menyediakan dan membenarkan apa-apa pindaan kepada agenda jika perlu.
