Resepsionis yang berjaya dapat dengan mudah menguruskan pelbagai tugas sambil memberi kesan pertama positif kepada syarikat mereka kepada tetamu, pelawat dan pekerja berpotensi. Sama ada anda bekerja di firma perkhidmatan profesional kecil atau syarikat multinasional yang besar, kemahiran organisasi yang betul boleh menjadi kunci untuk mengekalkan meja resepsi yang berkesan. Idea organisasi penyambut tetamu terbaik memudahkan tugas rutin dan menjadikan perhotelan lebih berkesan.
Panduan Rujukan Pantas
Buat panduan rujukan cepat untuk maklumat rutin seperti nombor yang kerap dipanggil, nombor pejabat dan senarai sambungan telefon. Laminate panduan ini untuk memudahkan mereka mengendalikan dan merujuk dengan cepat. Letakkan panduan ini dalam fail teratur apabila tidak digunakan secara aktif. Pertimbangkan untuk mendapatkan tambahan salinan panduan ini untuk diberikan atas permintaan. Panduan ini akan menjadikan anda lebih cekap dan boleh membantu mempercepatkan tugas rutin seperti memindahkan panggilan.
Pelantikan Utama
Buat senarai pelawat yang dijangkakan untuk hari tersebut dengan masa pelantikan. Letakkan nama orang itu dan siapa yang harus diberitahu apabila kedatangan mereka. Senarai ini akan membolehkan anda menyesuaikan pernyataan selamat datang kepada pelawat. Sebagai contoh, apabila tetamu tiba, anda boleh berkata, "Selamat datang, Encik Smith. Cik Epps teruja dengan pertemuan anda." Jenis ucapan ini menjadikan tetamu berasa lebih dialu-alukan dan dapat membantu meningkatkan hasil pertemuannya. Sambutan khas ini amat berguna untuk temu ramah pekerja. Sekiranya pekerja yang berpotensi terasa gembira, dia akan menjadi lebih mudah untuk temu bualnya dan akan mempunyai pandangan yang lebih baik untuk bekerja untuk syarikat itu.
Jadual putaran putus
Pastikan anda mempunyai sandaran yang betul untuk menampung tugas anda apabila anda sedang berehat atau mengalami hari sakit. Buat "lembaran menipu" yang menggariskan tugas dan fungsi asas yang boleh diberikan kepada sesiapa yang mengisi untuk anda. Pertimbangkan untuk membuat jadual formal yang berputar di antara jabatan yang berlainan di syarikat anda. Sistem putaran ini akan memberi anda lebih banyak hubungan dengan pelbagai bahagian perniagaan, yang memudahkan anda mengarahkan soalan pada masa akan datang.
Scrapbooks Syarikat
Buat buku skrap syarikat yang menyoroti berita berita positif dan aktiviti syarikat. Kraf buku-buku ini apabila anda mempunyai downtime dan letakkannya di kawasan menunggu anda untuk pelawat untuk meninjau. Buku-buku ini akan memberikan cara yang membina bagi pengunjung untuk meluangkan masa ketika mereka menunggu janji temu mereka dan dapat membantu mereka menjadi lebih akrab dengan perusahaan anda pada waktu yang sama. Dengan mengekalkan tetamu anda, anda akan dapat menumpukan perhatian anda ke tugas lain dan panggilan telefon, yang meningkatkan kecekapan organisasi anda.
Ringan
Simpan minuman yang mudah dicapai di meja resepsi anda. Pasang peti sejuk kecil untuk menyimpan minuman sejuk di bawah meja anda atau di kawasan menunggu. Mempunyai pembuat kopi satu cawan dalam jangkauan, bersama dengan produk kopi standard seperti gula dan krim. Tempatkan dulang barangan yang dibakar di kaunter penyambut tetamu anda, atau semangkuk gula-gula keras. Dengan penyegaran ini, anda dapat memberikan sambutan hangat kepada tetamu syarikat anda tanpa perlu meninggalkan kawasan penerimaan.
