Minta kelulusan untuk projek atau pembelian besar boleh menjadi saraf-wracking dan frustrasi. Walau bagaimanapun, dengan kata-kata dan sikap yang betul, anda lebih cenderung untuk mendapatkan masa depan yang anda perlukan. Penyelidikan juga penting: anda mesti tahu dengan tepat apa yang anda perlukan, tahu apa kesannya kepada syarikat anda dan dapat menerangkannya dari segi bos anda boleh faham. Surat permintaan khusus dan ditulis dengan jelas boleh membuat anda menjadi kenyataan.
Penyelidikan Cadangan Anda
Langkah pertama dalam proses kelulusan adalah meneliti apa yang anda perlukan. Jika anda meminta kenderaan syarikat baru, penyelidikan dengan tepat apa jenis kenderaan yang anda mahu, berapa kosnya dan bagaimana ia sesuai dengan keperluan syarikat. Jangan membuat kenyataan umum tentang apa yang anda mahu diluluskan. Penerima surat anda lebih cenderung untuk memutuskan untuk memihak kepada anda jika jelas dalam surat anda bahawa anda telah berusaha untuk mencari tahu apa yang terbaik untuk syarikat. Lebih penting lagi, lebih spesifik anda, kemungkinan besar dia akan selesa memberi kelulusan untuk projek atau pembelian, kerana dia akan tahu dengan tepat apa yang akan anda lakukan setelah kelulusan.
Format Surat dengan betul
Mulakan dengan mengarahkan bos anda dengan nama dan tajuk (contohnya, Naib Presiden Smith). Jika secara kebetulan anda tidak tahu siapa yang akan membaca surat tersebut, alamat surat itu kepada tajuk orang tersebut (sebagai contoh, "Pesuruhjaya yang dihormati.") Walau bagaimanapun, keperibadian penting, jadi lakukan yang terbaik untuk mengetahui nama orang itu dan tajuk yang betul. Anda sering boleh mencari ini di laman web organisasi, atau dengan mengambil telefon dan meminta nama orang itu.
Seterusnya, tunjukkan pembelian atau cadangan yang anda mahu diluluskan. Cuba lakukan ini dalam ayat pertama surat anda. Ini akan membolehkan pembaca mempunyai idea yang jelas tentang apa yang anda cadangkan dengan serta-merta dan memberikan konteksnya untuk selebihnya. Ini juga membolehkannya tahu bahawa anda tahu apa yang anda mahukan.
Contoh:
Penyelia Cunningham,
The Rock Rock College Sekolah Menunggang adalah keperluan seragam baru.
Beri contoh terperinci
Seterusnya, jelaskan mengapa tindakan yang anda cadangkan patut diambil. Walaupun kelihatannya mengapa pembelian diperlukan, jelaskan alasan di belakangnya secara terperinci. Sekiranya penerima surat anda tidak melihat alasan yang baik untuk tindakan yang dicadangkan dalam surat itu, ia akan gagal. Ia hanya perlu mengambil beberapa ayat untuk melakukan ini.
Contoh:
Kami membeli pakaian seragam terakhir pada tahun 1992, dan koleksi semasa ini sangat kasar dan dipakai.
Teruskan dengan menyenaraikan semua alasan yang cadangan itu akan memberi manfaat kepada syarikat anda.Ini mengenai kerja-kerja yang akan anda lakukan untuk syarikat, bukan tentang mengapa anda sendiri berfikir cadangan itu penting.
Contoh:
Band marching mewakili sekolah kami di parade, permainan bola sepak dan perhimpunan komuniti lain. Pakaian seragam baru akan meletakkan sekolah kita dengan lebih positif.
Kami kini perlu membayar syarikat jahit beribu-ribu dolar setiap tahun untuk mengekalkan pakaian seragam kami yang lama. Yang baru akan menghapuskan yuran ini.
Mempunyai seragam moden yang baru akan meningkatkan semangat keseluruhan band, yang biasanya menghasilkan gred yang lebih tinggi untuk semua pelajar ahli.
Menyimpulkan Dengan Maklumat Yang Berharga
Selesaikan surat anda dengan nama, alamat e-mel dan nombor telefon anda dan jemput pembaca untuk menghubungi anda dengan apa-apa soalan mengenai surat atau cadangan itu. Jika berkenaan, ambil perhatian juga tarikh yang anda harap anda akan mendapat jawapan kepada permintaan anda. Apabila anda telah selesai dengan huruf itu, ia seharusnya tidak lebih dari satu halaman melainkan jika anda mempunyai alasan yang sangat baik untuk meneruskan ke halaman kedua (seperti cadangan yang sangat rumit yang memerlukan penjelasan yang panjang atau senarai panjang alasan kenapa permintaan anda akan bermanfaat).
Contoh:
Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan, saya gembira dapat bertemu dengan anda pada bila-bila masa.
Terima kasih,
Ben Warren, Pengarah, [email protected] 555-1234
Petua Akhir
Sentiasa tulis dengan cara yang hormat dan formal. Sebagai contoh, bukannya berkata "Akan sangat bagus bagi syarikat jika kita boleh membeli beberapa pencetak baru," tulis sesuatu seperti, "Jika syarikat itu membeli lima pencetak baru, ia akan memberi manfaat kepada Contoh Corp kerana …" Sekiranya tidak diperlukan, pertimbangkan untuk mencetak dan menyerahkan surat anda dan bukannya menghantar e-mel kepada penerima anda. Ia akan menunjukkan bahawa anda benar-benar mengambil berat tentang cadangan anda dan akan membuatnya lebih cenderung bahawa dia ingat untuk bertindak balas terhadap surat itu tepat pada masanya.
Perhatikan bahawa surat kelulusan yang ditulis dengan baik mungkin tidak membawa anda ke mana-mana sahaja - penerima anda mungkin memutuskan bahawa cadangan itu sendiri adalah masalah. Dalam kes itu, anda perlu membuat idea yang sama sekali baru atau bawa masa anda sehingga anda boleh cuba lagi.
