Perbadanan dikehendaki membuat draf peraturan semasa permulaan yang menetapkan prosedur pengurusan keseluruhan syarikat. Undang-undang kecil biasanya menubuhkan jumlah maksimum ahli lembaga yang boleh duduk di lembaga pengarah perbadanan, panjang masa masing-masing boleh berkhidmat dan proses untuk menambah atau menggantikan ahli. Apabila peraturan tersebut diratifikasi oleh lembaga pengarah awal, peruntukan mereka hanya boleh diubah dengan pindaan, sama ada melalui prosedur pindaan yang dinyatakan dalam undang-undang atau oleh suara majoriti.
Rujuk undang-undang perbadanan untuk menentukan prosedur untuk menguruskan komposisi lembaga pengarah. Sekiranya kurang ahli yang sedang duduk di lembaga daripada diberi kuasa oleh undang-undang, ikuti protokol pencalonan dan pengundian yang ditetapkan oleh undang-undang untuk menambah ahli baru. Undang-undang kecil memerlukan ahli lembaga yang berpotensi untuk dicalonkan dan diselidiki oleh lembaga semasa, yang ahli-ahli kemudian akan mengundi pada pencalonan. Ahli baru boleh ditambah kepada lembaga pengarah jika majoriti ahli semasa mengundi dalam sokongan.
Cadang pindaan kepada undang-undang jika lembaga itu pada masa maksimum jumlah ahli yang dibenarkan. Pindaan perlu diedarkan sebelum mesyuarat agung umum, dibincangkan pada mesyuarat dan mengundi. Sekiranya majoriti ahli lembaga bersetuju dengan perubahan, pindaan itu akan disahkan dan pengarah baru diproses mengikut prosedur biasa. Sesetengah perbadanan memerlukan perubahan kepada undang-undang yang disahkan oleh majoriti pemegang saham dan bukan majoriti lembaga, yang mana perkara itu perlu ditambah kepada agenda mesyuarat pemegang saham umum dan mengundi di sana.
Hadir calon pengarah berpotensi ke lembaga semasa dan mengundi mengenai perkara itu jika perbadanan itu tidak mengguna pakai undang-undang. Sesetengah syarikat beroperasi tanpa peraturan. Walaupun ini tidak disarankan dan bertentangan dengan undang-undang pembentukan korporat di kebanyakan negeri, tidak ada badan kawal selia yang menyemak untuk melihat apakah sebuah syarikat sebenarnya telah menulis peraturan secara bertulis. Lembaga hanya boleh mengundi untuk menambah ahli baru apabila tiada prosedur pengawalan wujud.
Memorialkan penambahan pengarah baru dalam rekod korporat. Mempunyai setiausaha dewan termasuk keputusan undi dan butir-butir penting mengenai perbincangan yang memperlihatkan calon dalam menit ke pertemuan dewan. Tambah maklumat hubungan pengarah dan resume kepada fail kakitangan korporat. Laraskan sejarah lembaga rasmi untuk memperhatikan tarikh penambahan sekiranya terdapat masalah undang-undang di masa depan dan perbadanan itu harus merujuk kembali kepada siapa yang duduk di papan pada waktu tertentu. Buat perubahan kepada semua komunikasi awam yang menyenaraikan ahli lembaga semasa.
Petua
-
Pertimbangkan untuk menubuhkan lembaga penasihat sebagai ganti menambah ahli kepada lembaga pengarah atau meminda undang-undang. Lembaga penasihat melibatkan penyokong tanpa mewajibkan mereka mengawasi hal ehwal perbadanan itu. Ia boleh dikendalikan tanpa mematuhi formaliti yang diperlukan untuk ahli lembaga pengarah di bawah undang-undang. Ahli lembaga penasihat boleh juga membantu perbadanan sebagai ahli lembaga tetap.
