Pelan pembayaran yang telah disetujui, atau dikenali sebagai PAPP, memberikan kemudahan kepada pelanggan anda serta jabatan bil anda. Dengan memberi kuasa kepada syarikat anda untuk memindahkan jumlah dana tertentu dari akaun semak atau simpanan pada tarikh yang ditetapkan, pelanggan anda tidak perlu berurusan dengan masalah membuat bayaran berkala. Begitu juga susunannya membebaskan jabatan bil anda daripada mengeluarkan invois dan pemprosesan pembayaran. Kerana anda memerlukan kebenaran bertulis untuk mengakses akaun yang dipegang oleh pelanggan lain, anda mesti mengamankan akses ke akaun secara bertulis menggunakan borang PAPP.
Kumpulkan maklumat pelanggan asas. Format bahagian pada borang untuk pelanggan memasukkan nama, nombor telefon syarikat dan alamat bil mereka pada borang PAPP. Sertakan medan untuk semua maklumat pelanggan yang mengekalkan jabatan bil anda untuk setiap pelanggan.
Kumpulkan maklumat mengenai akaun semak yang pelanggan memberi kuasa pembayaran. Kumpulkan nama dan alamat bank rumah, nombor peralihannya - nombor sembilan digit yang pertama terletak di sudut kiri bawah pemeriksaan - dan nombor akaun bank - siri nombor yang mengikuti nombor penghalaan. Bank merangka sistem penomboran akaun mereka sendiri, jadi mereka mungkin mempunyai panjang apa-apa.
Kumpulkan cek yang dikosongkan daripada pelanggan untuk mengesahkan maklumat akaun semak.
Berikan penyataan bertulis yang memberi kuasa kepada syarikat anda untuk membuat pengeluaran daripada akaun yang dinyatakan sebagaimana diperlukan. Sekiranya tarikh bil dan jumlah yang dibilkan tetap malar, tinggalkan kosong untuk pelanggan atau agensi penagihan untuk diselesaikan. Kenyataan sampel akan membaca, "Dengan ini saya memberi kuasa (nama syarikat) untuk mendebitkan akaun saya untuk $ ** _ pada** _ setiap bulan. Saya mengesahkan bahawa saya mempunyai kuasa untuk membenarkan debit dari akaun yang disenaraikan di atas, dan bersetuju dengan terma dan syarat yang dipersembahkan oleh perjanjian ini."
Sediakan ruang untuk pelanggan menandatangani dan membuat penyataan untuk memberi kebenaran kepada akaun anda.
Termasuk sebarang terma dan syarat yang anda perlukan dalam bahagian "Terma dan Syarat". Item ini mungkin termasuk peruntukan yang menghendaki pelanggan untuk mengambil tanggungjawab untuk apa-apa yuran yang dipulangkan atau dinafikan dan memberi pemberitahuan perubahan butiran akaun seminggu sebelum tarikh bil, serta peruntukan garis panduan untuk syarikat anda atau pelanggan untuk membatalkan perjanjian dengan notis bertulis.
Amaran
Walaupun anda harus mengekalkan salinan asli perjanjian PAPP, ia harus disimpan di lokasi yang selamat untuk memastikan maklumat kewangan pelanggan anda selamat dari orang-orang yang tanpa kebenaran untuk menggunakannya.
