Cara Menulis Prosedur dan Dasar

Kunci untuk menulis prosedur dan dasar yang kuat adalah untuk membuat dokumen-dokumen yang cukup kuat untuk mendokumenkan peraturan organisasi, tetapi cukup fleksibel untuk dapat diikuti dengan mudah, kebanyakannya tanpa penyelewengan kerana anda perlu mendokumenkan setiap pelan kecil dari laluan yang dirancang anda. Anda boleh mendengar prosedur dan dasar yang disebut sebagai SOP, atau Prosedur Operasi Standard, dalam banyak organisasi. Dokumen-dokumen ini membentuk tulang belakang untuk organisasi, jadi menulisnya dengan baik akan membantu memastikan perniagaan berjalan dan memastikan prosedur standard dijalankan dengan cara yang sama oleh semua kakitangan. Sekiranya anda bekerja dalam industri yang dikawal selia, seperti syarikat farmaseutikal atau bioteknologi, SOP yang kukuh adalah sangat penting untuk kejayaan perniagaan anda kerana Pentadbiran Makanan dan Ubat kelihatan kepada dokumen-dokumen ini terlebih dahulu dalam mana-mana audit.

Draf garis panduan mengenai sebarang prosedur dan dasar yang diperlukan oleh organisasi anda. Mewujudkan garis panduan dan dasar ringkas yang akan membantu anda menyusun penulisan anda. Mengumpulkan polisi dan prosedur oleh jabatan boleh membantu anda mengaturkan pemikiran anda. Susun garis besar dengan dokumen yang paling penting pada mulanya supaya anda dapat memprioritaskan penyusunan SOP. Lagipun, anda perlu bermula di mana sahaja dan bermula dengan cara yang paling penting sekurang-kurangnya ini akan dilakukan. Anda mungkin perlu menyemak semula dokumen pertama ini setelah menyokong SOPS ditulis. Adalah penting bahawa SOPS tidak bertentangan dengan satu sama lain.

Memecah prosedur dan dasar individu ke dalam tugas berasingan yang terlibat dalam menyelesaikan setiap dokumen. Dalam garis besar anda, tambahkan sub-tugas untuk setiap dokumen supaya langkah-langkah itu jelas, logik dan teratur. Dalam cara ini, dokumen hampir menulis sendiri. Pastikan untuk menambah hanya langkah-langkah paling luas, walaupun. Sekiranya anda menulis SOPS terlalu terperinci, terdapat terlalu banyak peluang untuk menyimpang. Bukan perkara yang baik.

Temuduga kakitangan yang melaksanakan tugas. Jangan terlepas pandang masukan yang berharga daripada pekerja yang sedang menjalankan tugas. SOP mestilah mendokumentasikan bagaimana perkara dilakukan dan ini adalah orang yang tahu. Jadi, minta pekerja dan bukan pengurus untuk membuat beberapa dokumen draf. Mereka sentiasa boleh diperkuat oleh seorang penulis teknikal.

Isikan garis besar anda dengan prosedur yang lebih terperinci untuk kakitangan anda mengikuti. Amalan terbaik untuk membuatnya mudah apabila menulis dasar dan prosedur. Ia juga amalan yang diterima secara meluas untuk menulis pada peringkat gred A.Singkat - ini bermakna bahawa seorang graduan kelima harus dapat membaca dan memahami setiap perkataan.

Memutuskan siapa yang akan menandatangani prosedur dan dasar. Tandatangan hendaklah memegang beberapa nama peringkat tinggi supaya bos menyedari betapa perkara sedang dilakukan. Sesetengah organisasi menjalankan setiap dasar dan prosedur melalui jabatan sumber manusia atau cawangan undang-undang mereka untuk memastikan tiada undang-undang dipecahkan.

Hubungi mesyuarat ulasan untuk mengumpulkan semua penandatangan dalam satu bilik untuk membincangkan dasar tersebut. Sekiranya mungkin, dapatkan semua pihak bersama dalam satu bilik untuk perbincangan mengenai satu polisi tertentu akan menggerakkan dokumen ke hadapan dengan lebih pantas daripada menyampaikannya dan meminta komen. Sekiranya anda benar-benar mahu mempercepatkan perkara, tentukan matlamat SOP yang ditandatangani pada akhir mesyuarat.

Tandatangan, tarikh, kawalan versi dan edarkan prosedur dan dasar yang telah dimuktamadkan. Pertimbangkan untuk memberi setiap pekerja sebuah buku panduan pekerja yang boleh dikemas kini dengan dokumen yang disemak semula seperti yang diperlukan. Malah, buat dasar dan prosedur pengendalian buku nota, termasuk mengaudit buku panduan pekerja secara berkala untuk memastikan semua kakitangan perlu dikemas kini.

Tinjau SOP yang diluluskan yang ada pada jadual. Setiap SOP perlu dikaji semula setiap tahun atau, sekurang-kurangnya, setiap tahun untuk memastikan amalan dan dasar tidak berubah. Pastikan untuk mendapatkan tandatangan dan tarikh segar supaya, jika diaudit, terdapat jejak kertas jelas versi belakang.