Pelabur rutin membeli saham syarikat awam yang didagangkan. Pelabur-pelabur ini dianggap sebagai pemegang saham atau pemegang saham dan saham mereka menandakan pemilikan bahagian perbadanan itu. Akibat pemilikan mereka, pemegang saham diberikan beberapa kuasa, termasuk keupayaan untuk memilih lembaga pengarah. Mereka terlibat dalam aktiviti-aktiviti ini semasa mesyuarat pemegang saham tahunan. Ramai menandatangani borang proksi yang membolehkan mereka mengundi perkara korporat tanpa hadir. Borang membenarkan pihak ketiga untuk mengundi bagi pihak mereka.
Prosedur untuk Pengundian
Menurut Suruhanjaya Sekuriti dan Bursa A.S., syarikat menawarkan pemegang saham empat cara untuk mengundi. Pemegang saham boleh menghadiri mesyuarat pemegang saham secara tahunan untuk mengundi. Sebelum mesyuarat itu, pemegang saham menerima dokumen yang menggariskan prosedur pengundian, butiran mesyuarat dan kad proksi. Pemegang saham juga boleh mengundi melalui mel dengan melengkapkan kad proksi, yang menyatakan isu itu akan diundi. Kad proksi berbeza dari borang proksi: kad adalah undi sebenar, dan borang itu adalah kebenaran untuk pengundi pihak ketiga. Di samping itu, syarikat boleh membenarkan pemegang saham mengundi melalui telefon atau Internet.
Bahasa Borang Proksi
Walaupun bahasa borang proksi berbeza-beza, bentuk pemberian tipikal memerlukan pemegang saham untuk mengenal pasti diri mereka, perbadanan di mana mereka memegang saham, pengundi proksi pihak ketiga sebagai ejen pemegang saham, mesyuarat di mana proksi akan mengundi dan pengakuan bahawa proksi sebelumnya diganti. Pemegang saham mesti membuat tarikh dan menandatangani borang. Pengundi proksi terikat untuk membuat undian mengikut arahan pemegang saham.
Mengizinkan Proksi
Selepas mengenal pasti pengundi proksi dan melengkapkan borang kebenaran, pemegang saham boleh menghantar dokumen tersebut ke pejabat korporat. Sebagai alternatif, sesetengah syarikat membenarkan proksi untuk membentangkan borang tersebut di mesyuarat pemegang saham tahunan yang berkaitan. Proksi dibenarkan untuk mengundi sebaik sahaja kebenaran dikemukakan, sama ada sebelum atau semasa mesyuarat pemegang saham yang berkaitan.
Pembatalan Proksi
Secara amnya, para pemegang saham tidak terikat dengan borang proksi yang telah diserahkan sebelum ini sekiranya mereka ingin membatalkan kebenaran. Walaupun peraturan tertentu bervariasi dengan setiap perbadanan, sebaik sahaja borang proksi ditandatangani dan diserahkan, para pemegang saham mesti mengikuti prosedur berasingan untuk membatalkan kebenaran. Umumnya pemegang saham rekod mesti menghantar surat mengenal pasti proksi, bersama dengan permintaan untuk menghapuskan pengesahan pengundi. Bagaimanapun, para pemegang saham mesti memberi kuasa proksi baru jika mereka bercadang untuk mengundi pada mesyuarat yang mereka tidak akan hadir secara fizikal.
Borang Proksi dan Broker
Pemegang saham yang membeli saham melalui peniaga broker tidak mengundi secara langsung dengan perbadanan, dan oleh itu tidak semestinya perlu menandatangani borang proksi fizikal. Peniaga broker bertindak sebagai proksi dan memberikan undi kepada pemegang saham. Para pemegang saham ini boleh mengundi di mesyuarat dengan sama ada menjadi pemilik berdaftar atau dengan meminta broker menerbitkan proksi kepada pemegang saham. Pemegang saham menjadi pemilik berdaftar dengan meminta sijil stok fizikal, biasanya untuk bayaran. Pemegang saham boleh membuat undi langsung secara fizikal di mesyuarat pemegang saham tahunan.
