Bidang komunikasi perniagaan termasuk banyak jenis surat rasmi. Surat penyelidikan, kadang-kadang dieja "penyelidikan," sering bertindak sebagai langkah pertama untuk meneruskan komunikasi. Perniagaan antara pengguna dan pengeluar, antara dua perniagaan atau antara majikan dan pekerja kerap dimulakan dengan pertanyaan satu pihak. Komunikasi juga boleh berakhir apabila penulis menerima jawapan awal.
Petua
-
Setiap kali anda menulis kepada seseorang untuk meminta maklumat, itulah surat penyelidikan. Anda boleh menggunakannya untuk menangani pelbagai perkara seperti tajaan, kekosongan jawatan, jualan, projek dan pembiayaan.
Surat Siasatan Asas Asas
Jadi, apakah surat penyelidikan? Apabila seseorang memerlukan maklumat tertentu dari pihak lain, orang itu boleh mempertimbangkan untuk menulis surat siasatan. Pada asasnya, surat ini menimbulkan persoalan atau permintaan kepada pembaca dengan tujuan membujuk pembaca untuk bertindak balas. Siasatan yang ideal mengenal pasti individu tertentu yang mampu memberikan respons yang mencukupi dengan cara yang ringkas dan tersendiri. Sebagai contoh, pemilik syarikat perakaunan mungkin menghantar surat pertanyaan kepada pengurus jualan bekalan pejabat untuk meminta katalog atau lawatan dari wakil jualan, menjelaskan bahawa dia merancang untuk mengemas kini atau memindahkan firmanya.
Format Asas
Lupakan tentang menangani surat penyelidikan anda "Kepada siapa yang boleh dipertimbangkan;" Sebaliknya, kenalpasti orang hubungan tertentu dalam tajuk dan ucapan surat anda apabila mungkin. Sebagai contoh, jika anda menulis untuk bertanya tentang latihan, lakukan kerja rumah sedikit, melalui telefon atau dalam talian, untuk menentukan nama pengurus pengambilan. Surat siasatan standard mempunyai kira-kira tiga perenggan. Perenggan pertama menunjukkan apa yang penulis mahu, seperti maklumat mengenai produk, pembukaan kerja atau permintaan lain; sebagai contoh:
Cik Smith,
Saya seorang pelajar (nama kolej), bekerja ke arah Ijazah Sarjana Muda Sastera dalam penjagaan kanak-kanak dan remaja. Semasa mencari internship untuk musim panas 20XX, saya dapati senarai program anda untuk peluang magang di (nama laman web.)
Perenggan kedua menjelaskan alasan penulis untuk membuat permintaannya kepada pembaca. Terangkan mengapa anda memilih untuk menghubungi pembaca tertentu dan bagaimana maklumat yang diminta akan datang sebagai manfaat kepada anda:
Kerana anda adalah orang hubungan untuk program magang, saya menulis untuk meminta maklumat lanjut. Pada akhirnya, saya mencari kedudukan pelatih untuk meningkatkan kemahiran dan pengalaman saya dalam menjaga pemuda berisiko. Sehingga kini, kursus dan pengalaman saya termasuk (kursus senarai, kerja sukarela, latihan lain).
Perenggan terakhir harus mengikat surat bersama dengan ucapan terima kasih atas waktu dan bantuan pembaca. Surat ini biasanya disimpulkan dengan penutupan percuma, seperti "Hormat," diikuti oleh nama penulis.
Dicapai dan tidak diminta
Surat siasatan datang sama ada pertanyaan yang diminta atau tidak diminta. Surat pertanyaan yang dicari adalah paling kerap apabila perniagaan mengiklankan produk atau perkhidmatannya dengan harapan dapat mencetuskan rasa ingin tahu calon pelanggan. Dalam keadaan di mana pengguna tidak dapat memeriksa produk itu sendiri, pengguna mesti menghubungi perniagaan melalui surat penyelidikan yang diminta. Dalam surat siasatan yang tidak diminta, penerima tidak membuat tawaran maklumat terlebih dahulu. Pengirim meminta maklumat dari sumber yang dipercayai mempunyai jawapan kepada soalan, tanpa undangan untuk melakukannya dari sumber.
Contoh yang dicari: Geran dan Pembiayaan
Banyak asas atau syarikat yang menawarkan geran lebih suka menerima surat penyelidikan sebelum menerima cadangan geran penuh. Surat penyelidikan yang biasanya diminta itu mesti menjelaskan sepenuhnya keperluan anda untuk pembiayaan dan mungkin melebihi tiga format dasar ayat, tetapi tidak boleh melebihi tiga halaman. Selain daripada pengenalan dasar, surat penyelidikan yang berjaya untuk permintaan geran atau dana harus termasuk penerangan singkat tentang organisasi Anda, pernyataan kebutuhan, metodologi yang Anda rencanakan untuk digunakan untuk mencapai hasil yang diinginkan dan sumber pendanaan Anda yang lain merancang untuk mengambil kesempatan daripada.
Contoh yang tidak diminta: Magang dan Kerja
Kebanyakan surat penyelidikan untuk pekerjaan dan latihan magang datang dengan cara yang tidak diminta. Pertimbangkan menghantar pertanyaan apabila anda mengagumi syarikat dan fikir anda boleh berkongsi hubungan kerja yang saling menguntungkan. Mulailah surat anda dengan memperkenalkan diri anda dan minat anda dalam pekerjaan dengan syarikat mereka. Ikuti secara ringkas termasuk, dalam satu atau dua perenggan, maklumat mengenai kelayakan anda dan bagaimana anda percaya pengalaman dalam syarikat pembaca akan memberi manfaat kepada anda dan syarikat. Mendapatkan kaki anda di pintu dengan sebuah syarikat yang anda kagumi membuat pengalaman magang yang bermanfaat. Dan siapa tahu? Sekiranya anda sesuai, ia boleh membawa kepada kedudukan yang mantap.
