Cara Menulis Manual Perkhidmatan Pelanggan. Menulis manual perkhidmatan pelanggan akan membantu pekerja anda menjalankan tugas mereka dengan lebih mudah dan sewajarnya, tanpa campur tangan atau melanggar dasar syarikat dalam proses tersebut. Adalah wajar untuk mempunyai profesional menulis manual, terutamanya jika anda tidak mempunyai pengalaman sebelumnya dengan menulis dokumen rasmi. Tetapi tidak kira siapa yang menulisnya dan bagaimana manual rasmi atau tidak rasmi itu, terdapat beberapa perkara yang mesti dilindungi untuk menjadikannya berguna dan berkesan.
Baca sebanyak mungkin manual perkhidmatan pelanggan kerana anda boleh mendapatkan tangan anda.Banyak syarikat menghantar manual mereka dalam talian, atau anda boleh mendapatkannya dengan menghubungi ibu pejabat syarikat dan meminta salinan. Sekiranya anda tidak dapat mencari cara ini, sila semak salinan manual perkhidmatan pelanggan dari syarikat yang telah anda buat sebelum ini.
Berunding dengan seorang peguam untuk memastikan anda memasukkan kata-kata yang betul untuk melindungi syarikat dan pekerja daripada kemungkinan liabiliti berdasarkan tanggapan yang mungkin. Ini amat penting jika anda perlu menulis manual perkhidmatan pelanggan untuk syarikat yang berkaitan dengan perkhidmatan atau produk yang mungkin berbahaya kepada pembeli.
Termasuk senarai perkataan yang tidak dibenarkan oleh pekerja untuk ditujukan kepada pemanggil. Kebanyakan jabatan perkhidmatan pelanggan mempertimbangkan ayat seperti "Saya berjanji" atau "Pasti" sebagai no-nos besar. Ini kerana perkataan itu memberi jaminan dan sebenarnya boleh menjadi masalah yang serius jika nanti syarikat tidak dapat mematuhi apa yang dijanjikan oleh pekerja itu.
Atur manual perkhidmatan pelanggan ke bahagian untuk memudahkan pekerja mencari jawapan. Bahagian terbesar dan paling penting dari manual pelanggan harus termasuk: polisi syarikat, topik dari batas bagi wakil dan jawapan terperinci kepada soalan yang paling umum. Setiap syarikat mungkin memerlukan bab tambahan untuk menampung isu-isu khusus kepada perkhidmatan yang disediakan, ditambah dengan cadangan khas dan amaran yang berkaitan dengan produknya.
Termasuk senarai perbendaharaan kata jika syarikat menggunakan istilah yang sukar yang diperlukan oleh pekerja untuk diterangkan kepada pemanggil. Begitu juga dengan dasar khusus yang mungkin memerlukan penjelasan terperinci dan mungkin mengelirukan kepada pekerja dan pelanggan baru.
Petua
-
Mungkin lebih mudah untuk mendikte manual ke dalam perakam pita dan kemudian membuat seseorang membuat transkrip untuk anda, terutamanya jika anda mengetahui polisi dengan baik tetapi tidak merasa yakin anda boleh menulis manual dengan cara yang jelas dan mudah.
