Borang Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri W-9 digunakan untuk mendapatkan nombor pengenalan pembayar cukai untuk individu atau perbadanan. Syarikat menggunakan borang ini untuk mendapatkan TIN untuk vendor baru. Selepas borang IRS Form W-9 diperolehi, syarikat tidak dikehendaki mendapatkan borang yang dikemas kini untuk vendor yang ditubuhkan; vendor bertanggungjawab untuk menyediakan Borang W-9 yang dikemas kini jika maklumat tertentu berubah.
Mengemas kini Maklumat W-9
Seorang vendor diwajibkan untuk memberi syarikat dengan Borang W-9 baru jika nama atau TIN untuk vendor berubah. Di samping itu, jika struktur perniagaan vendor mengubah keperluan percukaiannya, Borang W-9 baru harus disediakan.
Penggunaan W-9
IRS memerlukan syarikat untuk memfailkan Borang 1099 untuk melaporkan bayaran kepada vendor tertentu yang melebihi $ 600. Borang W-9 memastikan bahawa syarikat akan mempunyai maklumat yang mencukupi untuk membuat pemfailan Borang 1099, jika perlu.
Borang Pengganti
IRS membenarkan syarikat menggunakan bentuk mereka sendiri dan bukannya Borang W-9 jika ia meminta maklumat yang sama. Sebagai contoh, sebuah syarikat boleh membuat borang persediaan vendor sendiri dan mel kepada semua vendor baru. Borang ini boleh memasukkan maklumat vendor khusus kepada syarikat serta maklumat yang terdapat pada Borang W-9.
Borang Maklumat W-9
Borang W-9 memohon nama vendor, alamat surat, klasifikasi percukaian dan nombor Jaminan Sosial atau nombor pengenalan majikan. Borang W-9 atau pengganti setaraf juga mesti meminta penjual mengesahkan bahawa nombor pengenalan pembayar cukai yang disediakan adalah tepat, bahawa vendor adalah warganegara A.S., dan penjual tidak dikenakan penangguhan sandaran.
Penalti
Jika syarikat meminta Borang W-9 dari vendor, dan vendor gagal untuk mematuhi, vendor mungkin dikenakan penalti $ 50 kecuali kegagalan adalah disebabkan oleh sebab yang munasabah dan bukannya kecuaian yang sengaja. Seorang vendor juga boleh dikenakan penalti sivil dan jenayah jika maklumat palsu disediakan.
