Surat pengantar yang baik menangkap intipati perniagaan yang anda ingin menang, menetapkan nada untuk perbualan dan kedudukan anda sebagai seseorang yang telah mengambil langkah tambahan penting ini yang sering dipelintir oleh orang lain. Dengan memberi tumpuan kepada menunjukkan bahawa anda memahami masalah di tangan dan bahawa anda boleh menawarkan nilai dan pengalaman orang lain mungkin kekurangan, pengenalan perniagaan ringkas boleh menjadi alat pemasaran terbaik anda.
Ketahui Pemirsa anda
Terangkan penonton anda semasa menulis pengenalan anda. Sebagai contoh, surat kepada pemilik kereta terpakai, mungkin akan ditulis dengan baik secara tidak rasmi, menangani penerima dengan nama pertama. Jika menjalankan perniagaan di luar negara, ambil masa untuk memahami budaya penerima - surat pengantar kepada seorang eksekutif di Hong Kong, misalnya, tidak akan bermula dengan menghubungi orang itu dengan nama pertama. Sebaliknya, anda akan menghubungi orang itu sebagai Encik atau Cik, atau oleh tajuk profesional, seperti di "Dear Director Liu."
Simpan Jualan Jualan untuk Kemudian
Terlepas dari perniagaan anda, menjual keras dalam pengenalan tidak pernah menjadi idea yang baik. Pengenalan tidak sama dengan padang jualan, walaupun matlamatnya adalah untuk membuat jualan. Sebaliknya, matlamatnya adalah untuk menyerlahkan bagaimana anda boleh menangani masalah yang paling mendesak pelanggan dan memberikan hasil yang boleh diukur. Jadilah seperti yang mungkin, dan masukkan bahasa yang membolehkan penerima mengambil tindakan langsung. Surat itu harus termasuk panggilan untuk tindakan atau "bertanya" dalam perenggan terakhir, tetapi yang "meminta" tidak perlu "beli sekarang." Lebih berkesan, ia adalah panggilan untuk menetapkan mesyuarat.
Sertakan Semua Bahagian Hak
Pastikan pengenalan ringkas untuk mengelakkan kehilangan perhatian khalayak anda, bagaimanapun, termasuk semua yang perlu anda sertakan. Terdapat tiga bahagian yang luas untuk surat pengenalan: Perkenalkan diri anda dan organisasi anda, mengenal pasti kekuatan anda, dan tutup dengan panggilan langsung tetapi sopan. Sebagai contoh, panggilan itu perlu melampaui "hubungi saya untuk temujanji," tetapi sebaliknya memperkuat nilai anda dengan mengatakan, sebagai contoh, "untuk maklumat lebih lanjut mengenai bagaimana saya dapat memberikan pandangan tentang peningkatan garis ketinggian anda, sila hubungi saya untuk mesyuarat di kemudahan anda."
Jadilah Penyelesaian Masalah
Dapatkan idea bahawa anda adalah seorang yang mempunyai kemahiran atau produk yang berbaloi, tetapi jangan berbuat demikian dengan pernyataan "beli saya" yang mudah. Mesej itu harus dibuat dengan cara yang menjadikannya khalayak sasaran anda - dan bukan tentang anda. Memberi perbincangan ringkas tentang jangkaan hasil dan masalah utama yang anda layak untuk diselesaikan secara unik. Surat pengantar jarang sekali mengenali seseorang - anda mahu membuat jualan, tanah kontrak atau mendapatkan pekerjaan. Jadikan permintaan anda jelas dan boleh dilakukan, dengan bahasa yang menunjukkan bagaimana ia memberi manfaat kepada semua orang yang terlibat.
Gunakan Pemformatan untuk Kelebihan Anda
Banyak perkenalan perniagaan dihantar melalui e-mel, dan pemformatan teks yang kaya boleh digunakan untuk kelebihan anda. Gunakan boldface dalam panggilan untuk bertindak, dan gunakan hiperpautan bukan URL kosong. Walaupun pemformatan terlalu banyak boleh membuat huruf kelihatan mengelirukan, penggunaan garis bawah, huruf miring atau tebal di tempat yang sesuai dapat menambah penekanan. Elakkan imej bila mungkin, walaupun banyak profesional memeriksa e-mel pada peranti mudah alih yang tidak ditetapkan untuk melihat imej.
