Untuk mengurus pejabat depan perubatan dengan berkesan, sama ada sebuah amalan kecil atau klinik besar, prosedur yang komprehensif, jelas mesti dibangunkan dan dilaksanakan bahawa alamat tugas dan tanggungjawab yang diperlukan. Prosedur pejabat harus menyerlahkan tugas-tugas pelbagai pekerja, seperti menerangkan apa yang harus dilakukan oleh penyambut tetamu ketika kantor dibuka dan ditutup. Anda harus memahami bagaimana pejabat perubatan berfungsi untuk menyesuaikan prosedur dengan sewajarnya.
Asas-asas
Prosedur pejabat hendaklah menyampaikan bagaimana untuk berinteraksi dengan pelanggan. Topik yang berkaitan termasuk ucapan pelanggan standard (contohnya, secara peribadi dan melalui telefon), pengurusan pelanggan yang tidak puas hati atau marah, kerahsiaan klien (mis., Peraturan HIPAA) serta penetapan pelantikan dan pemberitahuan. Kemahiran khidmat pelanggan yang kuat diperlukan untuk kebanyakan pekerja pejabat perubatan. Oleh itu, prosedur harus membezakan "baik" daripada perkhidmatan pelanggan yang "tidak mencukupi". Prosedur piawai sekiranya berlaku kecemasan atau bencana alam, seperti api atau banjir, diperlukan. Buat buku panduan pekerja yang berasingan untuk membincangkan dasar mengenai kod pakaian, kehadiran, gangguan seksual, gaji, percutian dan faedah.
Rekod
Pejabat perubatan yang berjaya menguruskan rekod pesakit dengan cekap. Prosedur sandaran harus mandatori untuk kantor tanpa kertas (misalnya, dengan maklumat pesakit yang disimpan dalam talian atau pada program komputer). Manual pejabat depan perlu menjelaskan cara membuat, mengemas kini dan menyimpan rekod klien. Manual juga harus merangkumi prosedur tentang cara membuat rekod tidak aktif, seperti ketika pasien bergerak. Aspek penting lain melibatkan kalendar doktor. Sebagai contoh, dengan menjadualkan dua pesakit setiap jam, seorang doktor mungkin mempunyai masa 20 hingga 30 minit masa lapang. Prosedur ini perlu menjelaskan bagaimana untuk menjadualkan bilangan pesakit yang sesuai setiap jam dan setiap hari. Prosedur juga mungkin menggambarkan cara standard untuk memberi ruang peperiksaan.
Pengebilan
Prosedur pejabat perubatan depan harus terperinci bagaimana untuk mengumpulkan pembayaran dari pesakit. Sekiranya pesakit menggunakan insurans, prosedur harus menjelaskan maklumat yang diperlukan untuk mengesahkan insurans dan untuk mengumpul bayaran bersama, jika diperlukan. Prosedur harus menjelaskan sama ada untuk mendapatkan bayaran sebelum atau selepas lawatan apabila pesakit membayar poket. Juga, huraikan langkah-langkah yang perlu untuk mendapatkan tuntutan insurans yang tepat pada masanya. Sebagai contoh, terangkan siapa yang akan kod atau mengenalpasti prosedur perubatan untuk rekod pesakit serta bil. Prosedur hendaklah menentukan cara mengendalikan akaun yang telah berlalu, seperti yang tertunggak selama 6 bulan atau 1 tahun.
