Komunikasi pejabat mungkin didorong oleh mel elektronik dan pesanan segera, tetapi hampir setiap pejabat masih menerima dan memproses sejumlah besar dokumen. Memang, menurut Agensi Perlindungan Alam Sekitar A.S., purata pekerja pejabat mengendalikan kira-kira 10,000 helai kertas setiap tahun, atau purata kira-kira dua paun kertas dan kertas kadbod setiap hari. Prosedur pengurusan surat pejabat yang lebih baik dapat berjalan lancar untuk memastikan aliran komunikasi luaran dan lancar yang lancar.
Menetapkan Staf yang sesuai
Malah perniagaan kecil boleh mendapat manfaat daripada menetapkan satu orang untuk mengendalikan semua surat masuk dan keluar untuk memastikan tidak ada yang hilang atau salah arah dalam perjalanannya ke tujuannya. Semakin besar organisasi, lebih banyak kakitangan harus ditugaskan untuk menerima, menyusun, mengedarkan, dan mengumpulkan semua surat dan bungkusan syarikat. Dengan e-mel menjadi pilihan yang lebih popular untuk komunikasi dan pengedaran dokumen rasmi, pengendalian surat kertas boleh menjadi sebahagian daripada perihal kerja seorang pekerja, bergantung pada jumlah surat yang melewati saluran komunikasi korporat biasa. Untuk penghantaran komersial (contohnya, UPS, FedEx, DHL), penyambut tetamu pada umumnya adalah orang yang terbaik untuk menerima dan menandatangani pakej masuk kerana lokasi utamanya. Ia biasanya bukan idea yang baik untuk menyerahkan tugas-tugas pengurusan mel lain kepada resepsionis, bagaimanapun, kerana tanggungjawab itu sering mengharuskan dia meninggalkan mejanya tanpa pengawasan untuk jangka waktu yang panjang.
Buat Carta Aliran Aliran Mel (Mail-Distribution)
Pengurus dan pekerja yang bertanggungjawab untuk pengedaran mel harus bekerjasama untuk membangunkan garis panduan-menggunakan carta aliran, senarai semak atau format apa pun syarikat anda paling selesa dengan-bahawa semua pekerja, terutama kakitangan yang akan mengawasi pengedaran dan kutipan mel, akan mengikuti. Ia perlu mengambil kira setiap langkah pengumpulan mel: mengumpulkan surat di pusat pengumpulan pusat (kotak P.O., pembawa pos, pejabat pos korporat, kakitangan penghantaran pakej atau peti mel konvensional); mengumpul di lokasi tertentu di pejabat yang ditetapkan semata-mata untuk penyortiran mel; mengedar sama ada ke peti mel jabatan atau individu atau penyerahan tangan ke setiap pejabat; mengumpul surat keluar dan memastikan bahawa semua surat keluar diperiksa dan dicop; dan menyimpan kawasan pengumpulan / pengisaran surat yang kemas dan lengkap.
Menyediakan Bekalan yang Perlu
Pastikan stesen pengumpulan / pengedaran mel mempunyai semua bekalan yang harus dilakukan oleh staffer. Sekiranya syarikat anda cukup besar supaya pengedaran mel lebih cekap dilakukan dengan menggunakan lokasi pusat, mendirikan penganjur surat / pustaka yang kukuh atau pengirim surat dengan banyak cubbyholes untuk setiap jabatan atau anggota staf dan label dengan jelas masing-masing. Jabatan akan memerlukan cubbyholes yang lebih besar daripada individu, jadi berikan mereka banyak ruang.Simpan kabinet atau meja dengan stok kaset dan dispenser kaset; bahan pembungkusan; sampul surat; kembali label dalam pelbagai saiz yang dicetak dengan alamat syarikat anda; label surat dalam pelbagai saiz yang dicetak dengan beberapa destinasi mel paling umum syarikat anda; setem masa dan tarikh; skala pakej; pen; penanda; tong penyimpanan; dan trak tangan kecil atau dolly. Jangan lupa memasukkan pemotong bersaiz perindustrian dan tong kitar semula. Sekiranya syarikat anda melalui mel lebih daripada satu orang boleh dicincang atau dikitar semula, pertimbangkan untuk kontrak dengan syarikat pengurusan dokumen / kitar semula di luar untuk mengendalikan kerja untuk anda.
Teruskan Melawat Semua Mel Masuk dan Keluar
Buat sistem pengurusan mel elektronik untuk mengesan semua mel masuk dan keluar. Sekiranya perniagaan anda hanya anda dan pembantu, anda boleh melangkaui langkah ini, tetapi jika anda mengawasi jabatan atau syarikat besar dengan berpuluh-puluh pekerja, mencipta sistem yang akan menjejaki tarikh surat yang masuk dan, jika perlu, untuk siapa. Sangat penting untuk mencipta sistem ini jika syarikat anda menerima banyak dokumen dan paket undang-undang yang sensitif. Item hilang di pejabat kecil bahkan lebih kerap daripada yang anda fikirkan; sebaiknya mengelakkan situasi yang mengecewakan ini dengan membuat spreadsheet Excel asas, sebagai contoh, yang menunjukkan apabila pakej masuk dan apabila ia dituntut oleh penerima atau wakilnya.
