Akauntan mengendalikan pelbagai data setiap hari, dari data kewangan kepada kuantiti inventori hingga jam buruh. Untuk menggunakan data, kakitangan akauntan memerlukan lokasi untuk menyimpan data. Lokasi di mana syarikat menyimpan data perakaunannya disebut sistem maklumat perakaunan. Kebanyakan syarikat menggabungkan teknologi komputer untuk menyimpan rekod ini dan membolehkan pengguna mengakses rekod ini.
Data Perakaunan
Data perakaunan terdiri daripada data kewangan dan bukan kewangan. Data kewangan menyediakan maklumat terperinci mengenai laporan perakaunan, penyata kewangan dan permintaan kerajaan. Sebagai tambahan kepada laporan, akauntan mengekalkan dokumentasi sandaran yang boleh digunakan untuk mengesahkan nombor yang dilaporkan. Data bukan kewangan terdiri daripada kuantiti jualan, jumlah pengeluaran, jam buruh dan penerangan aset. Data bukan kewangan menyokong nombor kewangan yang dilaporkan. Jumlah jualan memberikan butiran untuk jumlah jualan. Jumlah pengeluaran menyediakan butiran untuk kuantiti inventori. Data jam pekerja menyediakan butiran untuk gaji. Huraian aset memberikan butiran untuk harta dan peralatan yang dilaporkan.
Sistem informasi
Sistem maklumat menyediakan gudang untuk menyusun semua data yang diperlukan dalam syarikat. Sistem maklumat memerlukan organisasi yang mantap untuk membolehkan pengguna mengakses maklumat yang mereka perlukan tanpa memberikan akses kepada maklumat sulit di luar keperluan mereka. Banyak syarikat membeli program perisian untuk menguruskan keperluan sistem maklumat mereka. Syarikat-syarikat lain menggunakan pengaturcara komputer untuk membina sistem maklumat yang memenuhi keperluan khusus mereka.
Sistem Maklumat Perakaunan
Sistem maklumat perakaunan merupakan sistem maklumat yang dibina untuk memenuhi keperluan khusus jabatan perakaunan. Jabatan perakaunan menguruskan pelbagai maklumat rahsia. Kadar buruh setiap jam dan gaji tahunan, bersama dengan maklumat kakitangan peribadi, memerlukan akses terhad di jabatan. Harga jualan pelanggan mestilah kekal sulit, terutamanya apabila pelanggan yang berbeza membayar kadar yang berbeza untuk produk yang sama. Pengetahuan tentang kos pembuatan mestilah kekal di dalamnya supaya pesaing cuba untuk harga di bawah harga syarikat. Dengan setiap contoh ini, hanya pilih pekerja yang memerlukan akses kepada maklumat tersebut. Sistem maklumat perakaunan mesti menyediakan mekanisme untuk memilih pekerja untuk mendapatkan maklumat tertentu yang harus mereka bekerjasama tetapi bukan maklumat di luar skop tanggungjawab mereka.
Kegunaan
Di samping mengekalkan kerahsiaan, sistem maklumat perakaunan memberikan pengguna laporan yang dibuat untuk keperluan khusus mereka. Sistem maklumat perakaunan juga membolehkan pengguna memuat turun maklumat ke dalam spreadsheet. Dalam spreadsheet, pengguna boleh memilih maklumat khusus untuk memenuhi keperluan mereka sendiri.
