Prosedur tempahan perkhidmatan katering melindungi vendor dan pelanggan. Vendor memastikan pelanggan akan mematuhi dengan komitmen mereka dengan memastikan pelanggan mengesahkan tarikh, jumlah tetamu, menu dan spesifikasi acara lain. Pelanggan memastikan tarikh jamuan mereka disahkan dengan menepati tarikh akhir pembayaran dan juga menyampaikan keperluan tambahan mereka kepada kakitangan jamuan.
Mesyuarat dan Semakan Kontrak
Perkhidmatan katering mempunyai mesyuarat awal dan semakan kontrak dengan calon pelanggan sebagai sebahagian daripada prosedur tempahan. Seorang wakil jualan akan mengkaji semula terma dan syarat serta semua aspek proses tempahan sambil membincangkan kos. Tanda tangan dari pelanggan tempahan diperlukan dan disaksikan. Kontrak ini diberikan kepada pelanggan dan salinan disimpan oleh vendor.
Deposit
Deposit biasanya diperlukan ketika memesan perkhidmatan katering.Deposit mungkin diperlukan untuk mengadakan tarikh dan tempat tertentu; bergantung kepada vendor, deposit ini mungkin diperlukan sebelum kontrak ditandatangani dan kontrak itu ditandatangani tidak lama kemudian. Salinan resit untuk pembayaran yang dibuat disediakan kepada pelanggan.
Bayaran Pembatalan
Deposit biasanya tidak dikembalikan tetapi yuran pembatalan boleh ditadbir. Yuran pembatalan dikenakan sekiranya sesuatu acara ditangguhkan. Polisi dan prosedur tempahan lain boleh dibuat untuk situasi di mana pelanggan ingin bergerak tetapi tidak menangguhkan tarikh. Bayaran boleh diberikan untuk perubahan tarikh. (ref 2)
Tarikh Akhir Makanan
Prosedur lain menetapkan tarikh akhir untuk pesanan makanan akhir. Walaupun kontrak dan prosedur lain menentukan kos, deposit dan keperluan pembatalan, ia sentiasa menjadi sebahagian daripada proses untuk menetapkan tarikh akhir apabila jumlah akhir makanan dan minuman yang diperlukan disediakan kepada syarikat katering. Perkahwinan, parti, konvensyen dan pameran perdagangan mengemukakan nombor akhir mereka tiga hari sebelum peristiwa utama; mereka juga menyediakan kemas kini mengenai keperluan makanan khas seperti makanan untuk mereka yang menghidap diabetes, alergi atau untuk kanak-kanak.
