Koordinasi projek umumnya merujuk kepada perancangan dan pengurusan pelbagai tugas serentak. Penyelarasan adalah penting untuk perniagaan yang melibatkan dua atau lebih projek berkaitan. Projek-projek berbeza-beza berdasarkan objektif perniagaan tetapi mungkin termasuk melancarkan produk baru atau memperluaskan perkhidmatan ke kawasan-kawasan baru. Penyelaras projek sering memegang peranan dan tanggungjawab yang berbeza, bergantung kepada industri, saiz perniagaan, dan matlamat projek. Contohnya, syarikat mungkin menunjuk penyelaras projek berasingan untuk menangani urusan domestik dan antarabangsa; sedangkan, perniagaan kecil mungkin menenun tugas penyelarasan projek asas ke dalam peranan pengurusan. Koordinator projek boleh bertindak sebagai pembuat keputusan atau pembantu untuk memimpin pengurus.
Asas-asas
Skop projek (contohnya, mengintegrasikan projek dengan pasukan yang berbeza atau mempertimbangkan pilihan alternatif) dan jangka masa (kedua-dua jangka pendek dan tarikh akhir keseluruhan) mewakili ciri-ciri penting - terutamanya apabila koordinasi yang berjaya memerlukan perancangan jangka panjang ditambah dengan pelaksanaan yang lancar. Sebagai contoh, jika perniagaan anda berhasrat untuk membuka lokasi baru, maka anda mesti menjangka berapa lama masa yang diperlukan untuk membina kedai, mendapatkan permit yang diperlukan, membeli perabot atau peralatan, serta menyewa dan melatih kakitangan yang mencukupi. Oleh itu, kelewatan dalam menerima bekalan penting boleh menjejaskan keseluruhan projek, seperti dengan menambah kos projek tambahan.
Pekerja
Untuk mengekalkan kecekapan, pertimbangkan untuk menetapkan satu orang atau sekumpulan orang untuk berkhidmat sebagai penyelaras projek. Koordinator projek mesti mempunyai kemahiran menyelesaikan masalah yang mantap untuk menjangka dan memberi respons kepada kelewatan atau situasi yang tidak dijangka. Tambahan pula, mereka harus dapat berinteraksi dan berunding dengan pelbagai jenis orang. Sekiranya projek melibatkan kerja dengan perniagaan di Mexico, maka penyelaras harus menyedari bahawa kastam perniagaan berbeza di Mexico dari di Amerika Syarikat. Sekiranya anda tidak dapat mewujudkan peranan penyelaras projek bebas, kemudian menyesuaikan tugas penyelaras projek untuk berfungsi sebagai pembantu pasukan eksekutif. Sebagai contoh, pembantu projek boleh menjadualkan mesyuarat, menyediakan agenda, dan menilai kemajuan dengan matlamat keseluruhan untuk menyokong kecekapan projek.
Perisian
Menggabungkan program perisian untuk meningkatkan kecekapan, seperti untuk mengekalkan fail projek dan menguruskan maklumat penting. Untuk projek tertentu, spreadsheet, grafik atau carta dinding berfungsi dengan berkesan. Anda juga menggunakan program seperti Microsoft Excel atau Projek, atau bahkan membangunkan perisian proprietari. Contohnya, anda boleh merancang program untuk memfokuskan pada aspek penting, seperti kos projek keseluruhan yang ditanggung atau isu kawalan kualiti. Pastikan maklumat projek mudah diakses oleh peserta utama.
Pertimbangan
Sesetengah projek melibatkan orang dari organisasi atau perniagaan yang berbeza yang bekerja bersama untuk mencapai matlamat yang sama. Berterusan menganalisis risiko projek, seperti jika ahli pasukan tidak dapat memperoleh permit atau menghantar bekalan tepat pada waktunya. Penyelarasan projek mesti merangkumi pelan kontingensi yang dapat dilaksanakan dengan cepat jika perlu.
Pengurusan
Tahap penyelarasan projek biasanya termasuk mencipta matlamat keseluruhan, merancang tugas penting, serta melaksanakan dan mengendalikan projek. Membangunkan SWOT (kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman) atau LANGKAH (sosial, teknologi, ekonomi, dan politik) dalam pelbagai peringkat untuk menilai kemajuan projek.
