Apabila menguruskan projek, garis bawah adalah mengetahui apa yang diperlukan. "Deliverables" adalah istilah catch-all yang sentiasa mendengar dalam perniagaan, dan mudah untuk difikirkan merujuk kepada produk fizikal yang diterima, tetapi jauh lebih luas dari itu.
Apa Adakah Deliverables?
Secara asasnya, hasil yang dihasilkan adalah output projek. Tetapi terdapat beberapa jenis penghantaran: penyampaian dalaman dan luaran, dan projek dan proses penghantaran.
Katalaku luar adalah perkhidmatan atau produk yang pelanggan atau pelanggan telah terlibat dengan syarikat. Ini sesuatu yang perniagaan anda buat untuk dijual untuk menjana pendapatan bagi syarikat.
Penyerahan dalaman adalah tugas dan kerja yang diselesaikan dalam syarikat yang bukan didorong oleh pelanggan tetapi merupakan keperluan untuk menjalankan perniagaan dengan sukses. Cukai yang memfailkan, melakukan kerja kertas dan menguruskan akaun semuanya dianggap dalaman. Kehadiran dalaman tidak akan pernah menyeberang meja pelanggan tetapi mereka boleh dihasilkan untuk pihak berkuasa seperti IRS atau badan pelesenan. Mereka masih dalam (dalaman) syarikat anda, atau perlu untuk menjalankan syarikat anda.
Penyerahan projek dan proses deliverable kedua-duanya berada di bawah kategori penyampaian luar kerana ia berkaitan dengan kerja berasaskan pelanggan.Penyerahan projek adalah hasil yang diarahkan pelanggan; apa-apa produk dan perkhidmatan yang akan diberikan kepada pelanggan akibat projek itu.
Proses penyampaian, sebaliknya, adalah salah satu kerja yang dilakukan untuk menyelesaikan projek yang dapat disampaikan. Mereka adalah dokumen, rancangan, mock-up, apa-apa penjelasan mengenai skop dan juga kerosakan struktur kerja yang dicipta untuk pasukan dalaman.
Memahami Deliverables Projek
Apabila pelanggan atau pelanggan melibatkan perniagaan untuk menyediakan perkhidmatan atau menjual produk kepada mereka, hasil yang mereka terima adalah projek yang dapat disampaikan. Ia boleh menjadi produk fizikal, tetapi ia juga boleh menjadi sesuatu yang tidak ketara, seperti perkhidmatan, laporan atau fail komputer.
Sebagai contoh, apabila syarikat penerbangan kontrak Boeing menemui pesawat baru untuk mereka, mereka akan menentukan apa yang mereka perlukan dari pesawat - dari saiz, tempat duduk dan reka bentuk. Pesawat itu menjadi selamat. Dan jika syarikat memegang persidangan dalaman dan menyewa transcriber untuk merekod dan mendokumentasikan acara itu, fail transkripsi mereka juga boleh dihantar.
Deliverables boleh menjadi output kreatif, perkakasan, perisian, dokumen, peralatan dan perkhidmatan lain. Mereka boleh menjadi pekerjaan jangka pendek atau projek jangka panjang yang kompleks.
Hasil yang lebih jelas dapat ditakrifkan dalam kontrak projek, proses penyampaian yang lebih lancar akan berjalan.
Menetapkan Deliverables Projek
Tidak cukup untuk mengatakan apa yang akan dihantar pada akhir projek. Adalah penting untuk mempunyai ruang lingkup yang jelas, kos dan tempoh masa yang ditetapkan dalam kontrak penghantaran sehingga kedua-dua pihak bersetuju tentang apa yang akan dihantar, apabila ia akan dihantar dan berapa banyak.
Sebagai contoh, andaikan kontrak untuk penghantaran laman web korporat baru untuk syarikat pakaian anda. Lebih khusus yang boleh anda sediakan untuk apa yang anda perlukan dari laman web, lebih cenderung anda mempunyai keinginan yang anda inginkan.
Oleh itu, menggariskan hasil yang dikemukakan harus melibatkan semua aspek yang anda perlukan dari laman web:
- Portal e-dagang yang dinamik di mana pelanggan boleh melihat pakaian dalam pelbagai pandangan dengan keupayaan zum masuk.
- Pelanggan boleh membeli dalam talian dengan kad kredit, PayPal dan Interac dalam berbilang mata wang.
- Mengintegrasikan senarai pengedaran mel adalah pada senarai kehendak jabatan pemasaran.
- Jabatan produk mahu laman web mudah dikemas kini dengan produk baru, tetapi ia juga harus menyesuaikan inventori syarikat 24/7, jadi produk tidak terlebih jual atau dibiarkan tidak terjual kerana pengesanan data yang buruk.
Setiap aspek ini boleh terperinci dalam kontrak projek. Proses penghantaran akan diputuskan secara dalaman oleh pasukan projek dengan cara yang menggerakkan projek di hadapan dengan cepat supaya tarikh akhir penghantaran luar dapat dipenuhi.
Dalam hal ini, mungkin terdapat lebih daripada satu penyerahan. Yang pertama mungkin menjadi mock-up reka bentuk laman web, dan penghantaran kedua akan menjadi laman web berfungsi atau wireframe. Penyerahan pertama memerlukan kelulusan sebelum penyerahan kedua dapat diciptakan, dan kontrak tersebut perlu mempunyai kriteria penerimaan yang dapat dikembalikan.
Langkah-langkah dalam Menentukan Deliverables
Dua perkataan yang paling penting untuk diingat apabila menentukan penghantaran adalah "khusus" dan "boleh diukur."
Spesifikasi datang dalam fasa perancangan projek, dan di mana butiran akan ditetapkan untuk apa yang perlu menjadi hasilnya; yang boleh disampaikan. Sebaik sahaja spesifiknya disahkan, kos dan buruh dapat diketahui, dan pelanggan belanjawan diluluskan.
Pencapaian adalah sebahagian daripada aspek yang boleh diukur, tetapi mereka digunakan untuk kegunaan dalaman - proses penghantaran - hanya satu pusat pemeriksaan di jalan untuk menyelesaikan projek dan melepaskan kerja klien.
Satu lagi aspek bahagian yang boleh diukur adalah untuk memenuhi kriteria penerimaan. Untuk tujuan ini, pelanggan mestilah jelas dalam apa yang mereka perlukan semasa menulis kontrak, atau mereka mungkin mempunyai sedikit balasan sekiranya hasil mereka kurang sesuai dengan apa yang mereka bayangkan.
Basel dan Pencapaian
Sama ada anda sedang menjalankan projek yang memerlukan penghantaran, atau anda terlibat untuk menerima penghantaran. Satu cara atau yang lain, projek itu memerlukan asas dan tonggak untuk memastikan kejayaan.
Barisan projek boleh sama ada garis dasar skop, baseline jadual atau baseline kos. Bersama-sama mereka adalah baseline pengukuran prestasi dan mereka tidak ditakrifkan sehingga perancangan projek selesai. Mereka harus menjadi rangka untuk pengawasan apabila projek itu sedang dijalankan.
Baseline kos adalah anggaran yang dijangkakan. Skop meliputi apa jua jangkauan projek dan apakah jangkaan dan hasilnya. Jadual adalah garis masa untuk pelaksanaan dan penghantaran. Jika, atau bila butiran projek berubah, ia mesti diperhatikan dan garis dasar perlu diubah.
Dalam memantau ketepatan baselines, pencapaian penting. Pencapaian adalah tugas atau pencapaian yang apabila bantuan selesai mempercepatkan hasil akhir dari setiap projek. Pencapaian boleh menjadi pencapaian yang besar, seperti pembingkaian yang selesai di gudang baru, atau sesuatu seperti kontrak ditandatangani. Secara umumnya, tonggak merupakan fungsi dalaman, cara memantau kemajuan yang membantu pasukan projek kekal pada sasaran untuk tarikh siap.
Sekiranya tonggak projek telah dilepaskan atau baseline beralih, ia bermakna penghantaran boleh tidak memenuhi tarikh akhir.
Menguruskan Deliverables Projek
Skop rayapan boleh menjejaskan kiriman jika skop projek berkembang selepas sesuatu telah bermula. Untuk mengehadkan perkara ini, jelaskan tentang apa hasil yang terlibat dengan perjanjian projek awal dan bina dalam masa tambahan dan belanjawan yang diperlukan sekiranya perluasan baru ditambah. Pastikan mendapatkan kelulusan dari semua pihak berkepentingan dalam keadaan ini.
Pelanggan dan pihak berkepentingan lain dapat meningkatkan kejayaan projek melalui input mereka tentang apa kriteria penerimaan. Bersihkan dengan tujuan akhir yang dimaksudkan untuk penghantaran dan tujuannya, untuk memastikan anda memenuhi keperluan dan keperluan dari hasil yang dapat dicapai.
Pakai perisian pengurusan projek untuk memastikan semua orang sasaran dan terkini mengenai kemajuan projek dan berapa banyak kerja yang perlu dilakukan untuk disiapkan. Ini boleh menjadi sangat produktif di mana terdapat lebih daripada satu penghantaran luaran. Memastikan proses, garis masa dan objektif adalah jelas dan mudah, dan mewakilkan tugas.
