Bagaimana Menulis Memo untuk Sukarelawan Parti Krismas

Penggunaan memo pekerja untuk meminta sukarelawan perancangan perayaan pejabat adalah cara yang baik untuk melibatkan banyak pekerja dan membuat mereka merasa disertakan dalam pasukan pejabat. Penggunaan berkesan sukarelawan pekerja dapat membuat acara-acara seperti pesta Krismas tidak ada halangan. Memo juga memastikan mesej atau pengumuman mencapai semua penerima yang dimaksud. Apabila merancang pesta Krismas dan acara pejabat lain, anda perlu memastikan semua orang yang dijemput menghadiri akan mengetahui tarikh dan masa.

Perkara yang anda perlukan

Senarai sukarelawan pekerja yang berpotensi
Maklumat hubungan untuk semua sukarelawan yang berpotensi
Tarikh, lokasi dan waktu acara
Senarai masa sukarelawan dan keperluan tugas

Tentukan jenis parti Krismas pejabat anda akan ada. Memutuskan sama ada acara itu akan diadakan di pejabat atau di luar tapak. Tetapkan anggaran. Tentukan bilangan orang yang akan dijemput, termasuk pasangan atau tetamu pekerja. Memutuskan sama ada alkohol akan dihidangkan dan sama ada untuk menyediakan minuman percuma atau bar tunai. Simpan senarai terperinci parameter parti untuk membimbing sukarelawan anda dalam menetapkannya.

Tentukan berapa ramai sukarelawan pekerja yang anda perlukan untuk menganjurkan dan memudahkan parti. Dalam kebanyakan kes, sekurang-kurangnya 10 sukarelawan diperlukan untuk merangkumi semua fungsi. Pilih pemimpin sukarela untuk mengawasi pekerja sukarelawan yang lain. Bincangkan butiran organisasi secara langsung dengan sukarelawan utama. Pastikan setiap calon sukarelawan mempunyai masa dan kemampuan untuk mengambil bahagian sebelum menentukan peranan.

Buat memo kepada semua sukarelawan berpotensi yang menyatakan keperluan anda untuk bantuan dengan pihak pejabat. Sediakan nama pekerja yang anda pilih untuk bertindak sebagai penghubung sukarela. Pastikan semua sukarelawan memahami bahawa selain anda, orang tambahan akan tersedia untuk bekerja melalui logistik mengatur pesta. Tanya semua penerima memo untuk berhubung dengan anda dalam masa seminggu untuk memberitahu anda jika mereka boleh menjadi sukarelawan. Simpan senarai semua orang yang telah bersetuju untuk membantu.

Hantar memo kedua kepada orang yang telah menjadi sukarelawan. Berikan tugasan dan tanggungjawab parti kepada individu tertentu atau kumpulan kecil. Sebagai contoh, letakkan satu kumpulan yang bertanggungjawab memilih menu makanan; kumpulan kedua yang bertanggungjawab mengedarkan jemputan; kumpulan ketiga yang bertanggungjawab terhadap hiasan, pesta parti dan hadiah. Teruskan tugas membahagikan sehingga semua aspek parti dilindungi. Anda mungkin perlu meminta sukarelawan tambahan jika pihak anda besar, formal atau lebih kompleks daripada perhimpunan dalam pejabat.

Dalam memo kedua, umumkan jadual mesyuarat jawatankuasa relawan parti, mingguan atau bulanan, untuk menganjurkan dan menyediakan. Jadual mesyuarat pertama sekurang-kurangnya empat hingga enam bulan sebelum acara itu. Ini akan membantu memastikan tiada terperinci diabaikan dan semua sukarelawan memahami tanggungjawab dan komitmen masa mereka. Jadual mesyuarat semasa waktu syarikat, di tempat, tetapi pastikan mereka tidak akan memberi kesan negatif terhadap kerja harian sukarelawan. Tanya semua sukarelawan untuk memberitahu anda sama ada mereka akan menghadiri mesyuarat yang bermula.

Gunakan memo untuk menindaklanjuti dengan kerap dengan semua sukarelawan sepanjang proses perancangan. Nyatakan di setiap memo apa yang telah dibincangkan pada mesyuarat terakhir dan apa yang akan dibincangkan pada mesyuarat berikutnya. Mintalah sukarelawan untuk berkomunikasi dengan seluruh kumpulan jika mereka mempunyai idea, cadangan, soalan atau kebimbangan supaya semua orang akan menyedari sepenuhnya bagaimana proses perancangan sedang berjalan.

Sebelum acara itu, hantar memo kepada semua orang di pejabat atau syarikat anda, mengucapkan terima kasih kepada sukarelawan pekerja untuk kerja mereka dalam persediaan untuk parti itu. Ungkapan penghargaan ini penting bagi para sukarelawan.

Petua

Gunakan bahasa perniagaan tradisional semasa merangka memo, walaupun untuk acara yang menyeronokkan seperti parti Krismas. Elakkan menggunakan istilah slanga, bahasa kasar dan bahasa yang dipersoalkan ketika menyusun memo.