Merancang perakuan pekerjaan adalah tugas sumber manusia yang biasa. Walau bagaimanapun, secara umumnya ia bukan idea yang baik untuk menyampaikan maklumat mengenai pekerja semasa atau masa lalu melalui telefon. Untuk satu perkara, anda tidak dapat mengesahkan identiti pemanggil. Untuk yang lain, memberikan maklumat melalui telefon melanggar kawalan privasi yang kebanyakan perniagaan ada. Pilihan yang lebih baik adalah memerlukan kebenaran bertulis daripada pekerja dan kemudian memberikan maklumat pekerjaan secara bertulis.
Kenapa Sijil Penggajian?
Syarikat dan individu yang membuat keputusan berdasarkan sebahagian pekerjaan dan gaji semasa dan masa lalu memerlukan cara mengesahkan maklumat yang diberikan oleh pekerja. Yang paling umum ialah bank dan institusi pinjaman lain, pemilik rumah, agensi kakitangan dan majikan lain yang berpotensi. Peminjam dan pemilik rumah biasanya hanya perlu mengesahkan status pekerjaan dan upah atau gaji. Syarikat yang mengupah boleh meminta maklumat mengenai kehadiran, peranan dan tugas pekerjaan. Dasar pengesahan anda akan menentukan berapa banyak maklumat syarikat anda bersedia menyediakan.
Standard Verifikasi Pengesahan Formal
Maklumat yang anda sertakan dalam sijil pekerjaan sering bergantung kepada sama ada anda mencipta sijil standard atau rasmi. Sama ada versi harus di atas surat rasmi syarikat dan termasuk tarikh, tajuk dan tandatangan orang yang mengeluarkan pengesahan. Sijil standard, seperti yang diminta oleh pemilik rumah, biasanya termasuk nama pekerja, status pekerjaan, tajuk pekerjaan semasa dan gaji tahunan asas. Sijil rasmi yang dikeluarkan kepada pemberi pinjaman mungkin termasuk nombor Keselamatan Sosial pekerja dan meterai atau cap rasmi syarikat daripada notari awam.
Format dan Gaya
Sijil pekerjaan tidak mempunyai tata letak standard. Menggunakan kertas bersaiz 8.5 hingga 11 inci standard, tetapkan orientasi halaman ke landskap dan margin hingga 0.5 inci untuk membuat pengesahan kelihatan seperti sijil tradisional. Tetapkan orientasi kepada potret dan gunakan margin standard 1 inci untuk penampilan surat perniagaan. Pusat kepala surat, yang perlu memasukkan nama perniagaan dan maklumat hubungan, dan kemudian masukkan maklumat pengesahan. Anda boleh memformatkan sijil sebagai jadual dan memasukkan setiap maklumat pada baris berasingan, dua jarak. Di sebelah kiri, masukkan label seperti "Pekerja," "Kedudukan Semasa" dan "Pendapatan Tahunan." Masukkan maklumat yang sesuai di sebelah kanan.
Pilihan penghantaran
Pilihan penghantaran sering berbeza untuk sijil standard dan rasmi. Untuk sijil penggajian yang standard, kebanyakan perniagaan akan menghantar, faks atau menghantar e-mel kepada penerima. Apabila sijil rasmi termasuk nombor Keselamatan Sosial, kebanyakan perniagaan menghantar maklumat melalui mel A.S.. Anda juga boleh membenarkan pekerja mengambil dan menyerahkan sijil mereka sendiri. Sama ada anda memberitahu pekerja bahawa anda telah menyerahkan sijil bergantung kepada saiz perniagaan anda dan berapa banyak permintaan yang anda dapatkan untuk perkhidmatan ini.
